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Time management para dejar de ser ‘apaga fuegos’

Todos quisiéramos que el día tuviera más horas porque en ocasiones nos cuesta mucho organizar el tiempo. Pero cuando lo logramos nos volvemos más productivos.

31-10-2014, 1:12:48 PM
Time management para dejar de ser ‘apaga fuegos’
Francisco Carreto

¿Alguna vez has
deseando que hubiera más horas en el día? ¿Se está convirtiendo en norma las
horas extras para ti? ¿Te gustaría tener más tiempo para estar haciendo las
cosas que realmente quieres hacer? Si respondiste sí a dos de tres preguntas,
necesitas Time Management de forma urgente.

“La administración o
gestión del tiempo [Time Management] es el acto de controlar los
acontecimientos
, así como la capacidad de adaptarse a ellos. Cuando lo logramos,
damos congruencia a nuestras vidas, incrementamos nuestra autoestima y nos
volvemos más productivos”, señala Angy Newman, asesora de vida y negocios. Lo transcendental
–precisa la experta– es experimentar equilibrio, armonía y propiedad en los advenimientos
de nuestra vida. Esta concordancia emana solo si se puntualizan metas decididas,
escritas, medibles y con fechas de compromiso.

Pero para llegar a
ello debemos atravesar exitosamente varias etapas.

Paso 1: No a lo urgente

Vivimos con el desatino de enredarnos
en trivialidades. Existe una estadística contundente: del 80% de
actividades que nos representan activamente, sólo el 20% nos brindará
resultados o satisfacciones en nuestra laboriosidad.  

Para la experta, el
problema actual consiste en que el ejecutivo o empresario se vuelve un adicto a
lo urgente
(donde lo urgente
rara vez lo es). En consecuencia, se dedica a “apagar fuegos”, a ser reactivo en lugar de proactivo.

El ejecutivo actual considera
que vivir estresado y presionado es parte de su función, y mientras más lo esté
presupone mayor importancia a su función. Craso error. Lo más importate es
proyectar el pensamiento hacia un futuro inmediato, identificar preeminencias
y anticiparse a ellas.

Paso 2: Conocerte a ti mismo

Antes de empezar a manejar el tiempo es vital ponerte en
contacto con lo que realmente quieres de la vida. Aquí es donde se encuentra la
visión. Para que ello suceda, responde este par de preguntas:

1) ¿Dónde estás
ahora? (ten en cuenta tu potencial)

2) ¿Cómo te gustaría que
fuera tu vida? (imagina tu vida ideal con precisión y piensa cómo reducirías la
brecha entre el ideal y la realidad).

Lo siguiente será aprender
a desarrollar criterios y métodos de organización y proyectar prioridades. Para
facilitarte esta tarea, el Time Management ofrece tres acuerdos básicos:

1) Autoconócete.
¿Cuál es tu relación con el tiempo?

2) ¡Hazlo! Debes ser
capaz de realizar cualquier tarea que se plantea en el día.

3) Muestra voluntad
independiente. O lo que es lo mismo, capacidad para actuar.

Paso 3: Asigna prioridades

“Lo importante, el
día de hoy, no es dedicarle tiempo a todas las actividades, sino a las vitales, pues habitualmente estas solo
representan entre el 15% y el 20% del total”, precisa la experta consultada,
quien coincide con Vilfredo Pareto, quien es dueño de la teoría del 80/20,
donde el 20% de las actividades ordinarias producen el 80% de resultados. 

Para que esto sea
posible, aprende a desarrollar criterios y
métodos de clasificación, identifica las causas que entorpecen una buena distribución
del trabajo (distractores) y programa tus
actividades.
Al final, asignar
prioridades radica en mirar las cosas que son importantes y dedicarles su
duración práctica. Todo lo demás debe ser eliminado.

Paso 4: Cero pérdida de tiempo

Ahora echemos un
vistazo a pérdidas de tiempo, las cuales pueden destruir cualquier intento de
gestión eficaz del tiempo si no se identifican y eliminan. El mayor problema es
que a menudo estas son difíciles de identificar. Algunas de ellas son:

* La tregua. Aplazamos
las cosas cuando se pueden hacer inmediatamente.

* No delegar. No
puedes hacerlo todo; alguien más puede encargarse del resto.

* Interrupciones.
Configura el espacio de trabajo de manera que no haya distracciones que
interrumpan el flujo de laboral.

Paso 5. Celebra tus acciones

Hagamos una revisión: cuando tienes una nueva idea y quieres desarrollarla,
tu emoción es poderosa y sientes un fuerte impulso para actuar. ¿Qué sucede? El
mal hábito de la procrastinación te puede frenar, y la emoción y las ideas, abandonarte.

Cada vez que digas
que vas hacer algo o sientas el deseo de hacer algo y finalmente sí lo hagas,
¡celébralo! Es importante que celebres que venciste la procrastinación. Date
una palmadita en la espalda. Si la meta lo amerita, regálate un masaje, sal a
hacer algo que te gusta. Esto también es una forma de subir tu autoestima.

Practica el hábito de
tomar acciones rápidas en las cosas sencillas y que normalmente no haces. Por
ejemplo: al leer cinco páginas de un libro, estarás venciendo la procastinación
y construyendo el hábito de ejecutar.

Paso 6. Mide los beneficios

“Por cada minuto
que planificarnos, invertimos 15 minutos de trabajo redituable”, Angy Newman.

Si estás decidido a
hacerlo, lo ideal es que contactes con un life coach, quien te ayudará a implementar
planes y –lo más importante– a ser constante hastac construir hábitos. De esta
forma, recuperarás el sentido de seguridad, al tener el control directo de tu
tiempo.

La
experiencia del time management puede observarse con un enorme aumento en la
productividad, donde al final:

* Volverás a colocar una
lista de ‘cosas por hacer’, pero ahora con un plan diario que maximice tu
tiempo y garantiza su realización.

* Crearás un poderoso
sentido de propósito y de cumplimiento día.

* Tendrás un plan de vida
que procure el equilibrio y el progreso en todas las áreas importantes de tu
vida.

* Utilizarás tu sistema de
gestión de proyectos para convertir cualquier idea en realidad.

* Producirás un registro
progresivo: aprenderás del pasado y celebrarás tus victorias.

* Obtendrás, en el ámbito
profesional, planificación productividad y eficacia. A nivel personal obtendrás
felicidad, relización y mayor autoestima.

Esperamos que en lo
sucesivo puedas tener una gestión más eficaz del tiempo. Romper los viejos
hábitos no es fácil; puedes dar solo un paso a la vez. A medida que avances en
tu camino, te hallarás más pleno y con más tiempo en tus manos para las cosas
que realmente importan.

¡El tiempo vuela!

El tiempo es un
concepto voluble: en ocasiones rígido, en momentos elástico. Es un factor común
a todas las personas, con la singularidad que no se puede comprar o ahorrar,
pero sí invertir.

¿Qué sucede cuando no
lo aprovechamos al 100%? Nos disculpamos con frases como:

“No tengo tiempo”

“A ver si me da tiempo”

“El tiempo se pasa volando”

“Ya casi se nos acaba el año”

“¡El tiempo no me alcanza!”

“Ahorita”

Características del tiempo

Es INFLEXIBLE. Lo que se ha
perdido no se puede recuperar.

Es INVARIABLE. No se puede
alargar, estirar, comprar o detener.

ES EQUITATIVO. Todo el mundo
dispone de 24 horas.

Es CONTROLABLE. Se puede
gestionar y administrar para obtener mayor utilidad del mismo.

Modern Business Reports,
(MBR).

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