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7 razones por las que fracasan las reuniones de trabajo

Desde la mala planeación hasta la ‘juntitis’, una experta enumera los principales obstáculos que te impiden aprovechar las reuniones y te comparte 6 claves.

14-10-2014, 9:33:36 AM
7 razones por las que fracasan las reuniones de trabajo
Mtra. Alejandra Apiquián Guitart, Anáhuac

Es muy común y constante escuchar las quejas de los empleados sobre las juntas inútiles a las que están obligados a asistir y en las que se discute mucho pero se consigue pocos acuerdos y compromisos. Lamentablemente las juntas se han convertido en espacios en los que se ventila información irrelevante de la organización, se aprovecha para regañar a los colaboradores y nunca falta el que las utiliza para lucirse y acaparar la atención de los directivos o jefes.

Si bien es cierto que una gran cantidad del tiempo en una empresa es invertido en juntas y reuniones de trabajo, es raro que se brinde capacitación sobre el manejo efectivo de una junta, lo que tiene como consecuencia que sean una herramienta inútil y de baja productividad.

¿Cuáles son los principales factores que provocan el fracaso de las juntas de trabajo?

1. La mala planeación y preparación de la reunión

Si se organizan con poco tiempo de anticipación es muy probable que no se logre convocar a un número significativo de personas o peor aún, se convoque a personas inadecuadas que no tendrían que asistir.

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2. Rara vez los participantes conocen los temas que se van a tratar

Y por lo tanto no queda claro el objetivo que se persigue con la reunión. Hay juntas que no tienen razón de ser o necesidad de ser realizadas. Por ejemplo, sí sólo se va a comunicar algo y no es algo muy importante o que requiera discusión grupal, existen otras formas de comunicarlo.

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3. Una mala administración del tiempo

Esto hace que se alarguen las juntas y resulten aburridas y poco productivas.  Se ha observado que una junta de más de 50 minutos puede llegar a considerarse como una pérdida de tiempo ya que se pierde la atención de los participantes.

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4. Un error muy frecuente es creer que todas las juntas son iguales

La realidad es que tienen que ir adaptándose al objetivo y tema a tratar, y por tal motivo la duración, el formato, estilo, contenido, estructura y lugar y deben estar acorde con lo que se va a tratar, a comunicar, a debatir y sobre todo, a decidir.

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5. Abusar del número de juntas

esto es lo que ocasiona que las personas se quejen de la “juntitis” en las organizaciones. El número dependerá de los objetivos pero se debe entender que las juntas son para revisar temas de relevancia.

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6. Elegir un mal horario para llevar a cabo la junta

Lo que se busca es que los asistentes estén al 100% de sus niveles de atención.  Se ha comprobado que las reuniones que se realizan a primera hora de la mañana, o ya casi al final del día, resultan poco productivas.

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7. No dar seguimiento a los acuerdos alcanzados

No revisar los compromisos establecidos para ver si se implementan es un error muy común a partir del cual se pierde totalmente el sentido de una reunión ejecutiva.

Las juntas de trabajo constituyen una herramienta de gestión que permite asegurar el cumplimiento eficiente de las metas organizacionales, siempre y cuando  se apliquen estrategias que aseguren su éxito. Algunos aspectos que podrían ser de utilidad para este propósito son:

1. Informa con anticipación el propósito de la reunión esto permitirá a los asistentes preparar información relevante, proponer ideas y avanzar rápidamente en la agenda.

2. Exige e insiste en la puntualidad de los asistentes para poder abordar los temas sin tener que repetir o retomar algún tópico porque la mayoría no estuvo presente. Trata de dar comienzo a la hora acordada, pero podrías  iniciar cuando se encuentre presente el 80% de las personas convocadas ya que es importante dejar claro el respeto que tiene por el tiempo de los demás.

3. Define y delimita los temas a tratar ya que esto te ayudará a mantener la dirección y no desviarte de la agenda introduciendo otros asuntos que no se relacionen con el propósito de la reunión. En este punto es importante que identifiques cuando la discusión se esté desviando para que de manera sutil pero asertiva regreses el foco de atención a los temas de la agenda.

4. Trata de darle un toque de humor en ciertos momentos para liberar tensiones y crear un ambiente relajado ya que se busca que en las reuniones de trabajo exista una discusión positiva y no un encuentro de personas molestas, desmotivadas y aburridas.

5. Evita acaparar la discusión y crear un monólogo pues  esto contribuye a aburrir a los asistentes y limitar su participación activa al exponer ideas u opiniones.

6. Toma nota de los temas tratados en la reunión lo que te permitirá recordar, jerarquizar y llevar a cabo los planes e implementar las medidas propuestas y aceptadas por los asistentes.

Es importante señalar que cuando el líder de la reunión es el encargado de hacer las anotaciones, los participantes se sienten tomados en cuenta y se quedan con la sensación de que la reunión valió la pena. Posteriormente, lo ideal es que envíes a los asistentes un resumen con los puntos tratados, así como las  propuestas, compromisos y soluciones acordadas que serán puestas en marcha.

Un buen líder de una reunión de trabajo debe poner atención en los estados de ánimo de los participantes, interpretar el lenguaje no verbal e intervenir asertivamente para detener las discusiones infructuosas y la formación de bandos en el equipo de trabajo.

La autora es coordinadora Académica de la Facultad de Psicología de la Universidad Anáhuac México Norte y puedes contactarla en aapiquian@anahuac.mx

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