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5 soluciones a 5 detonadores de conflicto en la oficina

Los pleitos laborales son la tercera razón por la que los empleados renuncian y el 20% de los despidos en una empresa. ¡Reconócelos y evítalos!

11-09-2014, 6:57:47 AM
5 soluciones a 5 detonadores de conflicto en la oficina
Tatiana Gutiérrez

Ninguna empresa está exenta de estos males. Son como un virus, suelen presentarse de manera aislada y rápidamente contagian a quienes están alrededor de quien lo padece. Y si no se detiene… puede infectar a todo tu ambiente laboral. Hablamos de los conflictos de oficina que en muchos casos terminan en despidos y malas relaciones laborales.

De acuerdo con el estudio “La Ergonomía de un Espacio de Trabajo Cambiante”, los trabajadores permanecen más de 7.2 horas al día en sus lugares de trabajo. En el caso México y según datos de la Organización Internacional del Trabajo (OIT), las jornadas laborales rebasan las 10 horas diarias, por lo que el trabajo ocupa el espacio principal de los mexicanos. Así que si en tu familia hay conflictos, evidentemente los habrá en el terreno laboral pasando tanto tiempo entre colaboradores.

Los conflictos laborales son prácticas tan comunes que los líderes los consideran como algo trivial y fácil de solucionar, sin embargo, merecen atención para evitar que crezcan y perjudiquen el ambiente laboral, desencadenen una baja producción y concluyan en un estancamiento de objetivos

También puedes leer “6 pasos para solucionar un conflicto en la oficina”.

Un estudio de Trabajando.com indicó que el mal ambiente laboral –ocasionado por los conflictos de oficina- es la tercera causa de renuncias registradas en las empresas y ocasiona el 20% de los despidos que se realizan en las organizaciones

“Es un problema de respeto y consideración por parte de todos los involucrados, debemos considerar que los espacios de las oficinas son cada vez más pequeños y que en éstos pasamos más de ocho horas al día, y así como los buenos elementos y la buena actitud se contagia, también las malas costumbres y los malos elementos”, señala Margarita Chico, directora y Fundadora del portal de empleo Trabajando.com.

Conflictos de oficina más comunes

¿Cuáles son los males que pueden estar perjudicando silenciosamente a tu organización? Toma nota de los males y algunas soluciones que ofrece la entrevistada. 

1. Pequeños espacios… volumen alto

Estás concentrado en un reporte importante y de pronto, el compañero de a lado comienza una llamada telefónica que aturde a toda la oficina. Su uso desmedido del volumen perjudica la concentración y la productividad de aquellos que lo rodean.

Entre los problemas más comunes referentes al volumen están escuchar música sin audífonos, realizar discusiones en una zona pública de la oficina o tener conversaciones personales cerca de la zona de trabajo; y realizar juntas en lugares poco estratégicos. 

Solución: Reglamento interno

La mayoría de las empresas suelen tenerlo, y si no es así, es momento de que concretes uno. Además de ser una buena práctica corporativa (como cuando defines tu misión, visión y valores), estos reglamentos son sinónimo de un manual de urbanidad y buenas conductas.

En él se detallan las obligaciones y prohibiciones a que deben sujetarse los trabajadores, en relación con sus labores, permanencia y vida en la empresa. No se
trata de tener reglas tipo academia militar, sino de tener las reglas
mínimo indispensables para tener una convivencia armónica. Asegúrate de que cada colaborador cuente con su reglamento.

Tolerancia
en la puntualidad, reglas para el uso de redes sociales e internet,
horarios de comida y los lugares asignados para ello; y, por supuesto,
las reglas específicas para el volumen de la música, las llamadas
telefónicas y la disposición y uso de salas de juntas. 

Incluye:

– Horarios de inicio y fin de la jornada de trabajo, turnos y descansos.
– Lugar, día y hora de pago.
– Especifica aquellas personas a quienes pueden dirigirse en caso de quejas, reclamos o sugerencias.
– Normas e instrucciones de prevención, higiene y seguridad.
– Define las sanciones, infracciones, o medidas para quienes no cumplan con las disposiciones.

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2. Uso desmedido de Internet y la redes sociales

¡Los números son sorprendentes! El mal uso de la tecnología y las redes sociales disminuye dramáticamente la productividad en las empresas. Datos de Trabajando.com señalan que la productividad se afecta en 42% y provoca el presentismo laboral, es decir, el empleado está pero no trabaja: chatea, navega excesivamente y abusa de sus redes sociales.

“Este problema se presenta, mayormente, en las nuevas generaciones, debido al alto contacto con la tecnología y a una inmadurez laboral ocasionada por su recién ingreso al mercado”, comenta la especialista. 

Solución: Evaluaciones de desempeño

De acuerdo con WellCom,
a pesar del riesgo que supone que un empleado no tenga normas, a la
hora de compartir información en las redes sociales, el 76% de las
empresas no tiene una política de social media clara y definida.

Y es que bloquear el uso de redes sociales ya no cabe en las organizaciones. Son una forma de interactuar y pedir responsabilidad personal a tus colaboradores depende, básicamente, de la fe y confianza que tengas en ellos.

Pero la organización no obtiene resultados por estas variables, para ello existe la planificación de resultados por objetivos y hay empresas especializadas en la realización de estos programas que se encargan de evaluar la productividad de cada uno de los colaboradores.

Estos programas son objetivos y dejan fuera cualquier tipo de subjetividad y favoritismo, pero es importante aplicar las evaluaciones de resultados de manera periódica y discutirlas con los colaboradores, así tendrán un escenario concreto.

Los expertos recomiendan poner métricas de productividad a cada trabajador de acuerdo con sus resultados previos. Esto ayuda a que se esfuercen por cumplir sus objetivos y a elevar la productividad de la empresa. De esta manera, lo que hagan con su tiempo es de su total responsabilidad, tanto como sus resultados.

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3. Chismes y rumores laborales

Inician por una persona negativa y pronto llegan a contagiar a alguien receptivo. Los chismes o rumores laborales pueden llegar a distorsionar la información, causando conflictos personales y crisis internas, dañando la reputación e imagen de algún compañero o perjudicando directamente a la empresa. 

Pero nadie se escapa. De acuerdo con Eduardo Lan, consultor y fundador de Mesa Consultores, los seres humanos frecuentemente hablamos mal de la empresa, del jefe, del compañero de trabajo, de la familia y de nuestro país, es decir, es un hábito muy destructivo que con el tiempo genera una cultura arraigada de victimismo y queja, la cual moldea nuestros pensamientos, conversaciones, acciones y resultados.

Solución: Comunicación e inteligencia emocional

Mantener un ambiente amistoso y favorable es tarea de los jefes. El consejo es manejar toda situación o malentendido con inteligencia emocional y objetividad, esto te permitirá hacer caso omiso de habladurías y poner atención en verdaderos problemas. Otra solución que debes tomar en cuenta es abrir canales de comunicación con tus colaboradores, esto te permitirá que el rumor llegue antes al personal de confianza que a tus colaboradores, evitando problemas más graves. 

Te recomendamos leer: Este espacio es libre de chismes, favor de no provocar

4. Negatividad y mentiras

Suelen ser los problemas más virales de las empresas. Tener gente negativa en las filas laborales perjudica la situación anímica de todos los involucrados y genera la misma negatividad a la hora de producir. Como lo que pasa este puente por la conmemoración de la Independencia de México, comenta Chico.

“Muchos insisten en que los dos días son feriados, cuando la realidad es que el día de asueto es el martes 16 de septiembre, esto es motivo para que alguno comience a decir lo injusta que es la vida en la oficina y lo poco que al empleador le interesa la vida de su empleado”, señala.

Pero… ¿qué pasa con las mentiras? Se presentan en toda situación posible, desde para justificar una falta hasta en la creación de reuniones inexistentes o la extensión de las mismas. Les llamamos mentiras piadosas que van desde un: mi mamá está enferma, un familiar falleció, se me descompuso el auto, y un innumerable repertorio de justificaciones. 

Soluciones

Una buena selección del personal. No hay de otra, se tiene que hacer desde un principio. La selección adecuada de tu personal radica en tener excelentes programas de filtración o contratación. Asegúrate de que esto sea así, evitarás conflictos banales que ocasionen grandes y verdaderos problemas. ¡Ojo! Si crees que tu sistema de contratación es deficiente, existen empresas especializadas en la contratación de personal, puedes acudir a alguna de ellas. 

Trabajar con orientación a resultados. De acuerdo con lo expertos, una de las habilidades más valorada por los reclutadores y también tiene que ver con la contratación. Recuerda lo importante que es tener la gente adecuada en el lugar adecuado. 

Generar confianza en tu equipo de trabajo: Hablar con la verdad es un hábito que se adquiere desde niño y en la casa, pero también se desarrolla en los ambientes de trabajo cuando un líder es capaz de generar confianza en sus colaboradores. No importa cuál sea el motivo -incluso fastidio, cansancio o aburrimiento-, el líder debe ser capaz de motivar que sus colaboradores puedan expresarlo sin temor a recibir una represalia y, por el contrario, encontrar una salida positiva tanto para la organización como para el empleado.

5. Impuntualidad

Es uno de los problemas más comunes en las empresas. Sabemos que en la Ciudad de México todo puede pasar y que el tráfico-distancias son una gran causa. Sin embargo, la impuntualidad es un conflicto de oficina sumamente contagioso, si uno de tus colaboradores es recurrente en el problema, seguramente habrá muchos que lo intentarán imitar al ver que no hay consecuencias. 

Este problema afecta la imagen del líder al no poner límites y hacer valer las instrucciones laborales, perjudica la imagen de la persona y afecta al resto de los colaboradores con razonamientos como el favoritismo. Es sumamente contagioso e incluso se traslada a reuniones con clientes, juntas empresariales, entre otras tareas. 

Soluciones

Sistemas de medición. Existen y son muy eficientes, desde tarjetas checadoras –digitales- hasta sistemas de medición por huella digital. Según los expertos, son una buena opción para generar responsabilidad y mantenerte al tanto de las entradas y salidas de tu personal. 

Bonos de puntualidad y productividad. Aún existen empresas que esto forma parte de los beneficios que ofrecen y está comprobado que es un gran aliciente para los trabajadores. ¡Puede funcionar!

Te recomendamos leer: Guía para impuntuales y sus víctimas

¿Qué hacer cuando el conflicto ha dominado?

Tener conocimiento de los conflictos y prevenirlos, es de gran ayuda, pero cuando los conflictos de oficina han estado presentes en la empresa, hay que tomar medidas y tienen que ser inmediatas. Por ello recomendamos lo siguiente: 

Paso 1. Habla con el personal afectado. Siempre de manera respetuosa y con claridad, explícale que su comportamiento afecta a la empresa y a todos los colaboradores. También es importante hacerle ver las consecuencias de que no exista una solución – mostrar números o ejemplos puede ayudar-. 

Paso 2. Sanciones. Si después de hablar con el personal no existe cambio alguno, la recomendación es realizar una falta administrativa, de esta manera puede generar una alerta de manera individual y grupal. 

Paso 3. Si ninguno de los pasos anteriores funciona, quiere decir que el personal está muy dañado por la situación, la recomendación de la experta es optar por el despido. Recuerda que un despido a tiempo es mejor que una rotación continua. 

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¿Qué otros conflictos se presentan en tu oficina? ¿Cuáles son tus consejos para solucionarlos?

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