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6 puntos básicos para tener juntas productivas

¿Antes del desayuno? ¿En viernes a las cuatro? Las juntas exigen una logística para que sean pocas y exitosas. Deja atrás el vicio de la juntitis improductiva.

22-05-2014, 2:32:00 AM
6 puntos básicos para tener juntas productivas
Altonivel

Llevar a cabo juntas de trabajo exitosas va más allá de tocar cada punto en la orden del día, se necesita un manejo meticuloso del tiempo, un líder que pueda llevarla al paso, un horario indicado para su celebración y, por supuesto, a la gente adecuada. ¿Sabes por dónde empezar?

1. Cero “juntitis”

Aún existen líderes que realizan juntas diario a las 8:00 am. Dependiendo del sector, en lo general esto no funciona. La Asociación Mexicana del Trabajo en Equipo asegura que un ejecutivo promedio, invierte 21 semanas al año en juntas, de las cuales, del 25 al 50% son innecesarias.

De hecho, las juntas se han catalogado como uno de los principales distractores en las oficinas, provocando menores índices de productividad y pérdida de tiempo. Así que si no es necesario, evítalo.

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Las juntas deben hacerse para informar los avances que existan sobre objetivos específicos, si quieres saber cómo va tu equipo día con día, no es necesario que los distraigas de sus obligaciones, con un reporte al final del día, es más que suficiente. Y si son de planeación, la presentación debe estar orientada a tus estrategias para conseguir los objetivos del negocio.

¿Cada cuándo hacerlas? 

Cuando se comienza un proyecto. 

Cuando se quiere dar una noticia importante. 

Cuando existan modificaciones puntuales en la operatividad. 

Cuando exista una emergencia. 

De manera semanal para una junta informativa. 

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2. Sólo las personas necesarias

¿Te ha pasado que convocas a una junta y llegan todos los integrantes de tu equipo? Bien, esto está mal. Para obtener la productividad deseada, las juntas de trabajo deben estar conformadas por las personas interesadas o de aquellas de las que se necesiten sus servicios.

Si tu junta tiene que ver con el área de finanzas, el área creativa no tiene nada que hacer ahí. El tener a la gente necesaria, no sólo acorta el tiempo de duración, sino se concentran las decisiones en la gente realmente importante para la operatividad del proyecto, se convierten en juntas 100% efectivas. 

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3. El lugar

De acuerdo con el portal ehowenespanol.com, el lugar es primordial para que las juntas sean efectivas. La recomendación es escoger lugares apartados de la dinámica laboral, esto ayudará a centrar la atención de los convocados en los objetivos de las mismas. Muchas empresas manejan convenios con restaurantes y salones para organizar sus juntas.

Asegúrate de que no existan interrupciones innecesarias y que el espacio se encuentre cerrado. La ventilación y la iluminación son muy importantes para llevarlas a cabo, una ventilación adecuada mejora el desempeño de los colaboradores y una iluminación efectiva ayuda a evitar somnolencia y poca visión. 

4. Los horarios para hacerlas

Keith Harris, autor del estudio de gestión del tiempo When Is Good, indica que los mejores horarios para realizar las juntas de trabajo son los martes después de las 10:30 de la mañana y antes de las 2 de la tarde.

El experto asegura que las juntas realizadas a las 9 de la mañana, tienen un porcentaje de efectividad del 33.3%. Si tu pregunta es por qué, el experto señala que muy temprano los trabajadores suelen estar indispuestos ante la falta de alimentos y el escaso tiempo para preparar la reunión.

Otro tip que los expertos recomiendan es no hacer juntas sorpresa, asegúrate que estén planeadas en agenda, de esta manera no habrá pretextos para llegar con las mejores ideas y con la mayor disposición. 

5. Cuida su duración

Si crees que una junta de cuatro horas –seguidas- es exitosa, lo más seguro es que te lleves una sorpresa. De acuerdo con investigadores del Instituto Tecnológico Autónomo de México (ITAM), los periodos de concentración en el profesionista promedio son de 60 a 90 minutos, después de este periodo de tiempo, existen elementos que pueden distraer a tu equipo. Es por ello que recomendamos establecer horarios fijos de duración. Por ejemplo: El horario para la junta del lunes es de 10:30 a 12:30 de la tarde. 

Para juntas de planeación o de evaluación que exigen un mayor lapso de tiempo, es importante que realices descansos de 15 minutos para regenerar la atención sin perder el foco de tus colaboradores.

6. Da seguimiento

Si no existe un seguimiento a los acuerdos de una junta, es como si no hubiera existido. Es importante que asignes a un responsable de llevar la minuta, pero también los resultados a cada uno de los puntos acordados, esto te ayudará a llevar un control y a que las juntas sean realmente efectivas. 

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¿Conoces otros puntos que ayuden a realizar juntas altamente exitosas? ¿Cuál ha sido tu experiencia? 

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