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Manual de etiqueta para ejecutivos y directivos

Ser un profesionista no basta, la meta es convertirse en un personaje de “Alto Nivel”. Aprende los infalibles que cualquier ejecutivo debe saber para lograrlo.

22-05-2014, 1:45:30 AM
Manual de etiqueta para ejecutivos y directivos
Altonivel

Cuando el profesionista asume un puesto directivo no basta con tener un conocimiento exhaustivo del negocio y la empresa, así como del mercado y sus competidores. Su presencia también se impone con sus costumbres y modales en sus actividades de oficina. Aquí te presentamos el Manual de etiqueta que todo ejecutivo debe considerar.

Llamadas telefónicas

Como buen líder, dominar ‘las artes’ de hablar por teléfono son todo un reto, sobre todo cuando las llamadas se convierten en nuestro principal foco de estrés de la jornada. Clientes, proveedores, asistentes, secretarias, amigos y jefes son, tan sólo, un pequeño listado de la amplia gama de llamadas recibidas, sin embargo, no porque sean parte de la rutina tienes que aceptarlas a todas horas, también para ello existen “Reglas de etiqueta para una llamada telefónica profesional”. Pon atención a los siguientes consejos: 

1. Siempre toma en cuenta el objetivo de la llamada. Si no sabes para qué vas a hablar, lo mejor es que no lo hagas. Recuerda que el tiempo de los demás es igual de valioso que el tuyo, así que antes de hacer una llamada de negocios es importante que anotes los objetivos de la misma, esto te ayudará a que no se te vaya algún detalle. 

2. Sé breve. Ya sea que tú hagas la llamada o seas quien la reciba, es importante que seas objetivo y tardes lo menos posible, recuerda que es una llamada de negocios, no necesitas intimar o hacer extensa la charla. 

Técnicas para mantener tu mail a tiempo

¿Sabías que un  profesionista promedio recibe alrededor de 400 correos a la semana? Esto nos deja una cantidad de 80 correos diarios, de los cuales sólo el 30% son importantes y los demás informativos o de spam. Si la alarma de correo te agobia, aprender algunos es necesario que pongas en práctica las siguientes recomendaciones:

Cada compañía tiene sus propias herramientas y características que te ayudarán a ser más eficiente en el manejo del correo electrónico. Cuando se trata de la empresa, necesitas saber cuáles son las opciones que pueden acortar tareas y mejorar la llegada de tus correos. Si no sabes cómo funciona, lo mejor es que investigues, ya sea con tu técnico o por tu cuenta. 

b) Utiliza los filtros. Pueden sacarte de apuros en un santiamén, los filtros te pueden ayudar a dirigir correos importantes – de personas con mayor prioridad- a carpetas específicas. Así si ves que la carpeta URGENTE tiene nuevas entradas, seguro es la primera que checarás. 

c) Si ya lo leíste, elimínalo. Como te comentamos, el 30% de los correos no son importantes, es por ello que es necesario que los elimines, de esta forma, agilizarás futuras búsquedas y podrás tener a la vista los correos que realmente te interesan. 

Aprende a usar tus redes sociales

Tu imagen pública se ha convertido en una carta de presentación para reclutadores y headhunters, y la necesidad de controlar la información que entra y sale de tus redes sociales impera hoy, más que nunca. Para ello, un manual sobre el uso correcto de estas impresionantes herramientas pueden salvarte de cometer errores de principiante. 

1. Cuida tu privacidad. Los expertos te recomiendan poner atención en lo siguiente: 

Quién puede ver tus publicaciones.

Qué personas pueden mandarte solicitudes. 

Preguntar antes de agregar a perfil. 

Preguntar antes de agregar etiqueta. 

Personaliza tus tuits.

Te recomendamos leer “5 mandamientos para cuidar tu imagen en redes sociales”

Aprovecha al 100% tus dispositivos en juntas

La tecnología ya es parte de los negocios y aún no existe un manual que nos ayude a entender cuándo es bueno utilizarla y cuándo podemos prescindir de sus servicios. Pero las juntas son un claro ejemplo de que debemos aprender a utilizarlos, estar al frente de tu equipo y que alguno que otro esté poniendo más atención a alguna notificación de Facebook, no sólo pone en jaque tu poder de liderazgo, sino la cultura organizacional de tus colaboradores.

Para ello debes conocer las “Reglas de etiqueta para el uso de dispositivos en las juntas” que, seguramente, podrán ayudarte: 

a) No apagues tu celular. No, no estamos bromeando. Los expertos recomiendan mantener encendido tus móviles, recuerda que pueden llamarte tus clientes y proveedores. Lo que sí es recomendable es que lo pongas en modo vibrar, así no interrumpirás a los demás si llegas a recibir una llamada urgente. 

b) Llamadas urgentes. No TODAS las llamadas son urgentes, recuerda que estás en una junta y debes atenderla con la importancia debida. Sin embargo, tampoco dejarás de lado llamadas importantes. Los expertos indican que una llamada de urgencia es: de clientes y proveedores agendadas, de tu jefe y de familiares. 

Videoconferencias

La movilidad de los ejecutivos y directivos es constante, viajes de negocios al extranjero, citas con clientes o inversionistas parecieran alejarnos de la vida en la oficina y la dinámica de su entorno. Sin embargo, la tecnología se ha convertido en un aliado para estos casos, ahora ya no es forzoso que asistas a la junta de los lunes que se celebra en la sala de juntas principal de la empresa, es tan sencillo como asistir y participar desde la comodidad de tu auto. Si la pregunta es cómo, la respuesta es: videoconferencias. 

Y para ello también existe un “Manual para lograr videoconferencias exitosas” donde puedes evitar errores importantes. 

Acceso al ancho de banda necesario. Evita tener interrupciones en imagen y audio por no contar con una velocidad de internet óptima. El ancho de banda es fundamental para realizar una videoconferencia de calidad. 

Audio y video de calidad. La calidad de imagen no es igual en ningún aparato, verifica que el accesorio a utilizar para la conferencia, ya sea smartphone, tablet o computadora (PC, laptop o netbook), cuente con la calidad de imagen y audio necesaria para que la comunicación sea óptima.

Cuenta con la aplicación adecuada. Si te vas a comunicar mediante una tableta o un teléfono inteligente, verifica que cuentes con la mejor aplicación para realizar videoconferencias.

¿Conoces otras ‘reglas de etiqueta’ que un ejecutivo debe saber? ¿Cuáles son tus recomendaciones? 

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