Lecciones para hacer home office efectivo
Tener trabajos flexibles puede ser engañoso. De acuerdo con los expertos, trabajar desde casa necesita mayor preparación, compromiso y responsabilidad.
Para muchos, el sueño adorado sería trabajar desde casa. Sin embargo, ¿qué sucede cuando nos encontramos en esa situación? Los distractores suelen ser innumerables, la hora de levantarse es muy tentadora, la mascota suele ser demandante, la televisión un potente distractor, la familia los compañeros no deseados y nosotros podemos llegar a ser nuestros peores enemigos cuando se habla de administración. ¿Cómo evitar convertir el paraíso en un infierno?
De acuerdo con un estudio realizado por Regus, alrededor del 54% de los mexicanos aseguran que trabajar desde casa o contar con horarios flexibles ayudaría a su productividad y aseguran que sería mucho más gratificante que los esquemas tradicionales, invirtiendo su tiempo en mayor número de actividades recreativas.
Para las empresas, esto podría funcionar. Según los números arrojados, el 72% de las empresas que han implementado horarios flexibles de trabajo y home office han reportado mayores índices de productividad y mayor alcance en objetivos y metas.
Sin embargo, la implementación de estos modelos necesitan mayor compromiso de ambas partes, así como modelos bien estructurados de control y productividad personal, de tal forma que un proceso pueda ser evaluado y en su caso explotado o revertido, como lo hizo Marissa Mayer en Yahoo!
Al respecto, Mónica Cati Cerda, directora general de Regus México, asegura que existen dos factores que se deben tomar en cuenta desde el momento en que se decide implementar estos modelos en las organizaciones: el espacio físico donde se va a trabajar y los lineamientos y objetivos con la organización.
Establece los lineamientos con tu jefe
“Por aquí es donde debemos empezar, podemos ser los trabajadores más felices del mundo trabajando desde casa, pero si no existe un plan de acción, metas por producir y lineamientos específicos con tu jefe, esto de trabajar desde casa puede resultar todo un desastre”, indica Cerda en entrevista con AltoNivel.com.mx
La experta recomienda tomar en cuenta las siguientes líneas de acción:
Trabajo por horario o trabajo por objetivos. Una de las primeras cosas que debes aclarar es la forma en que se va a trabajar con la empresa. Muchas organizaciones prefieren tener trabajadores disponibles las ocho o nueve horas que laboran, aún desde casa. Así, saber si se trabajará bajo lineamientos de horario o de objetivos, es fundamental para que empieces la relación organización-colaborador desde casa sin ningún malentendido.
Establece objetivos periódicos. Es necesario saber bajo qué parámetros estamos trabajando y qué es lo que la organización necesita y espera de mi de manera regular. Ante ello, se recomienda tener juntas quincenales o mensuales que nos ayuden a poner objetivos a alcanzar, de esta forma, no se pierde los propósitos esenciales y existe un control de la productividad.
¿Qué esperan de mí? Siempre es importante aclarar esta pregunta, asegúrate de dejarla en claro al momento de decidir trabajar de manera flexible, esto puede evitar malos entendidos y percances en tu operatividad. Coméntalo directamente con tu superior y deja a un lado suposiciones.
Visita las instalaciones de manera periódica. Hacer home office no significa que trabajes por tu cuenta, no eres un freelance. Debes mantener contacto con tu lugar de trabajo, de esta forma estarás mayormente enterado de lo que sucede en la organización, y así, no perderás ese sentido de pertenencia con tu empresa. “Es importante que las empresas generen medios de comunicación efectivos con todos sus trabajadores, el sentido de pertenencia y la compatibilidad con la visión y misión son fundamentales para tener trabajadores comprometidos, es importante que pongan atención es esto cuando se trata de implementar flexibilidad laboral”, indica Cerda.
Mi oficina en casa
¡Es muy chistoso! Comenta la experta al asegurar que un porcentaje de los colaboradores que implementan el home office en casa, una vez que lo practican ya no saben cómo regresar a la oficina. Existen factores físicos y ambientales que debes tomar en cuenta antes de tomar una decisión como esta.
“El home office, si quieres que realmente sea efectivo, debes preparar un espacio físico en casa que no tenga contacto con las áreas comunicarías del hogar – cocina, sala, comedor, biblioteca, sala de juegos y habitaciones-, debe ser un cuarto separado y acondicionado como oficina (…) muchos creen que hacer home office es levantarse tarde y trabajar en pijama desde la cama, ¡No! Hay que tener cuidado con el descontrol”, comenta la especialista.
Para ello, existen factores que se deben tomar en cuenta:
Acondiciona tu lugar de trabajo. Encuentra un espacio apto para hacerlo tu oficina, evita que sea el comedor de tu casa o la barra desayunadora, debes encontrar un espacio donde puedas implementar un manejo efectivo de tus recursos – impresora, escáner, teléfono, computadora, eliminadores, bocinas, radio, etc.-.
Requerimientos físicos. Encuentra un espacio que tenga iluminación natural y que tenga corrientes de aire, recuerda que la oxigenación es fundamental para un buen funcionamiento laboral. Asegúrate que no esté cerca de cuartos con alta concurrencia y de espacios que tengan mucho ruido. Evita distractores.
Contrata una línea telefónica independiente. La imagen corporativa es fundamental, aún si se trabaja desde casa. Evita que tus clientes conozcan la voz de la muchacha (o) de limpieza o de tus hijos, esto perjudicaría tu imagen y reputación. En caso de que no puedas tener una línea telefónica extra en casa, puedes contratar los servicios de oficinas virtuales, en la actualidad existen empresas que se dedican a perfeccionar tu imagen corporativa, atendiendo tus llamadas y organizando tu agenda.
De lo más importante… la silla. Puedes tener una mesa de escritorio, pero la silla es necesaria acondicionarla, comenta la experta. De acuerdo con el informe “Ergonomía Ocupacional”, realizado por el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), la falta de acondicionamientos en la oficina puede reducir la productividad de los empleados hasta en un 60%. Asimismo, no contar con la silla adecuada trae problemas físicos como: dolor de espalda, dolor de cabeza, cansancio extremo y dolor en extremidades.
¡Adminístrate! Trabajar en casa es hacerte responsable de tus horarios y proyectos. Realiza una rutina diaria: levántate a una misma hora, báñate y comienza tu rutina laboral. La experta recomienda lo siguiente:
• Pon horarios fijos.
• Respeta tus horarios de comida.
• Evita comer en tu oficina.
• No enciendas la TV.
• Evita contacto innecesario.
• Trabaja en horarios adecuados de oficina.
• Lleva un control diario de tus actividades.
¿Trabajas desde casa? ¿Cuál es tu secreto para la productividad?
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