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9 recomendaciones para tener juntas altamente exitosas

Sabemos que son necesarias para fortalecer la comunicación y asesorar la productividad, pero pocos líderes saben hacerlas verdaderamente productivas.

30-04-2014, 11:25:44 AM
9 recomendaciones para tener juntas altamente exitosas
Altonivel

Se tienen que hacer de manera periódica, son indiscutiblemente necesarias, pueden garantizar llegar a los objetivos si son productivas, sin embargo, suelen ser difíciles de concretar, simbolizan tiempo perdido y, en muchas ocasiones, dan como resultado un enorme dolor de cabeza. Hablamos de las juntas en la oficina.

Todos los líderes buscan que sus reuniones dejen los tabúes atrás y se conviertan en productivas, valiosas y agradables para cada uno de sus integrantes. La pregunta es: ¿cómo hacerlo? Toda reunión requiere de una meta particular, un diálogo abierto y un líder fuerte que pueda encausar este diálogo. ¡Pon atención en los siguientes puntos!

Te recomendamos leer “Cuándo, dónde y el mejor horario para hacer una junta”.

1. Si importa, ¡hazlo! Si no, ¡evita catástrofes!

La idea de la ‘juntitis’ en la oficina, en lugar de beneficiar, daña la dinámica de las mismas. Las juntas deben ser específicas, en las que se traten puntos importantes. Si tu equipo olvida que tiene junta, cuidado, es señal de que tus juntas con ellos son improductivas o carecen de un objetivo específico.

El mejor consejo para que tus juntas sean altamente exitosas es hacerlas cuando realmente valga la pena; si una junta es importante, tu equipo sabrá que se necesita concentración y buenas ideas para que sea efectiva. Si realizas juntas por todo, tu equipo perderá el interés, y cuando realmente sea necesario, no podrás recuperarlos. 

2. Para una junta… la gente necesaria

No seas como aquellos líderes que convocan a toda la empresa cada vez que haya juntas, las juntas son efectivas cuando menos gente hay. No se trata de dejar a un lado a tu personal, se trata de que seas objetivo y valores quiénes son las personas importantes y necesarias para estar en la reunión, esto te ahorrará tiempo y te garantizará eficiencia en su desarrollo.

No dejes que tus colaboradores pierdan el tiempo en juntas sin sentido solamente para reafirmar que eres el líder del equipo. También puedes leer “Extermina a los clásicos distractores en las juntas”.

3. Utiliza la tecnología

Aún existen personajes que piensan que la tecnología, en vez de unir, puede separar. La realidad es que no sólo es una gran herramienta de comunicación, sino también hace tu vida más sencilla y eficiente.

Si alguien no podía ir a la junta por el traslado de un lugar a otro, ahora no hay pretextos, puedes utilizar cualquier aplicación de videoconferencia y no perderte ninguna parte importante. Así que aprovecha los beneficios que la tecnología brinda para que tus juntas sean efectivas. 

CONSEJO: Si la junta puede llevarse a través de alguna aplicación y puedes evitar el traslado de tu equipo, hazlo, esto beneficiará la dinámica con tus líderes y ahorrarás tiempo.

Si te interesa, puedes leer “Reglas de etiqueta para el uso de dispositivos en las juntas”.

4. Define metas y distribuye agendas desde antes

¿Te ha pasado que llegas a una junta y no sabes qué es lo que se va a tratar? Bueno, estas son las juntas menos exitosas. Cuando convocas a tu personal se busca que todos aporten algo valioso que mejore el tema que se está tratando, si no es así, seguramente será una pérdida de tiempo.

Asegúrate que las juntas sean programadas – a excepción de aquellas que sean urgentes- y con ello se mande la orden del día, así tu personal podrá prepararse respecto al tema y se evitará una junta banal. Avisa mínimo con un día de anticipación. 

5. Delimita el tiempo y haz tu propia planeación

Es bueno que tengas en mente cuánto debe durar la reunión, esto es importante que se lo comuniques al personal, para que limite sus comentarios y evite divagar en los temas. Otro punto que debes tomar en cuenta antes de iniciar la reunión es la planeación, asegúrate de tener en mente cómo se debe llevar a cabo, cuáles son los puntos a tratar y las personas que ‘necesariamente’ deben hablar. No se te olvide apuntarlo. 

6. Maneja la reunión

Este punto es fundamental para que las reuniones sean altamente efectivas. Recuerda que eres el líder de tu equipo, y como tal, tu tarea es organizar y servir de moderador. Cuida que se respeten los tiempos – evita monólogos- y encárgate de recordarles el objetivo principal de la reunión cada vez que se desvíen del tema, esto te ayudará a regresarlos al punto principal. 

7. Haz que sea productiva

Este punto se previno desde la selección de los personajes que participarían en ella, si tienes a la gente necesaria, seguro lo que se discuta, las propuestas y las determinaciones serán efectivas. Sin embargo, es bueno recordar que debes hacer que tus reuniones sean productivas en todos los sentidos; obtén información productiva. Busca que el personal adecuado hable de temas importantes y propongan soluciones, así habrá valido la pena el tiempo de la reunión. 

8. Lo principal… “el cierre”

¿Tienes otra junta y te saliste antes de cerrar? ¿Te llamaron por teléfono y saliste corriendo? ¡Evítalo! En muchas ocasiones las juntas suelen ser productivas y el verdadero problema es el cierre de las mismas: nada se concluye y los objetivos se quedan al aire. Es importante que apuntes – ya seas tú o tu asistente- todos los puntos a desarrollar y las personas que lo harán. Al final de la junta, justo antes de que se paren, toma la palabra y recuerda las conclusiones establecidas a lo largo de la reunión, así reforzarás los objetivos y la junta será más productiva. 

9. Da seguimiento

Si no existe un seguimiento, es como si no hubiera existido junta alguna. Es importante que después de las reuniones exista un encargado de verificar que haya seguimiento a los objetivos establecidos. Encárgate de seleccionar a la persona más indicada – aquella que tenga interés en el tema y que cuente con las capacidades de liderar el camino-, ésta te ayudará a evitar juntas sin sentido, así podrá reportarte los avances y problemas que surjan con el tiempo. 

También te recomendamos leer “Asiste a las juntas vía remota y usa tu propio scanner”.

¿Conoces otros puntos que ayudarían a que las juntas dejen de ser un aburrimiento y se conviertan en juntas exitosas?

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