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¿Eres dueño de tu tiempo? Adminístralo correctamente

¿Qué porcentaje de tus pendientes agendados completas todos los días? La realidad es que menos del 40%. Aquí unos tips que te ayudarán a ser eficiente en tu día

03-04-2014, 6:17:13 AM
¿Eres dueño de tu tiempo? Adminístralo correctamente
Altonivel

Cuando eres un profesionista, dos cosas llegan a pasar en nuestras agendas diarias: existen tantos pendientes diarios que rara vez los completamos todos o tenemos tanto trabajo que en pocas ocasiones llegamos a agendar algo fuera del tema laboral. Cualquiera que sea el caso, existe un gran problema y es que no hemos aprendido cómo hacernos responsables de nuestro propio tiempo. 

El tiempo siempre ha sido el recurso constantemente envidiable y altamente escaso, sin embargo, lo es todo para aquellos que quieren una vida productiva y exitosa. AltoNivel.com.mx trae para ti algunos tips efectivos que te ayudarán a administrar tu día a día y algunas lecturas que podrás disfrutar mientras aprendes a acomodar tu agenda

¡Conócete!

Algunos expertos recomiendan analizar tu día a día por un periodo de una semana. Anota en un cuaderno o en tu tablet las cosas que haces diariamente y cuál es el tiempo que le dedicas a cada una de estas.

Al realizar este ejercicio te ayudará a ver en qué pierdes el tiempo, en qué otros necesitas invertir más y en aquellos a los que no deberías invertirlo. Si no te analizas por 4 o 5 días el ejercicio no funciona, así que ten paciencia y házlo bien. Apunta desde el levantarse, la ducha, el desayuno, el traslado hasta el tiempo que inviertes en tus redes sociales, amigos y trabajo. 

Organización, el lema de todos para todos los días

Seguramente es por este motivo que estás leyendo este artículo, sin embargo, es el factor más importante para que el tiempo te rinda. Cuando hablamos de organización lo hacemos de manera integral, desde una organización en casa, hasta en tu oficina y tu escritorio; esto te ayudará a acortar los tiempos que utilizas para encontrar las cosas, saber qué te pondrás al día siguiente y para equilibrar ambientes. 

Toma en cuenta que administrar tu tiempo es parte de esta organización y que debes hacerlo de acuerdo a tus objetivos y metas personales, esto te ayudará a priorizar. También puedes leer “7 trucos para levantarse temprano y terminar la agenda”.

1, 2, 3, 4…

Si no sabes cómo organizarte, entonces comienza a enumerar tus pendientes “todos los días”. Recuerda que los pendientes también incluyen comidas, cenas, amigos, trabajo y tú. Una vez que hayas enumerado tus tareas rutinarias, es bueno que catalogues cada uno de estos pendientes, verifica a qué círculo pertenece – casa, familia, estudios, trabajo, amigos, carrera, etc.- esto te ayudará a darle importancia a cada una de las áreas de tu vida que merece espacio e inversión de tiempo. El equilibrio en tu vida es muy importante, ¡encuéntralo!

Es tiempo de priorizar

He aquí la famosa frase: separa lo que realmente es importante de lo que realmente urge. No siempre lo que urge es importante, y viceversa, así que es tiempo de aprender a clasificar las cosas de acuerdo a su importancia. Existen cosas urgentes a las que puedes dedicarles cierto espacio del día o a las que puedes delegar con tu personal y equipo. Sin embargo, las importantes es prioridad en tu agenda y esto debes entenderlo. 

De acuerdo con Stephen Covey – “Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas”- , existen cuatro cuadrantes que te pueden ayudar a agrupar tus tareas: 

1. Importante y urgente. 

2. Importante y no urgente. 

3. No importante y urgente. 

4. No importante y no urgente. 

Por supuesto que debes poner atención en el número 1 y 3. 

Define metas específicas

Se trata de delimitar el tiempo que invertirás en cada uno de estos pendientes. Asegúrate de hacerlo de manera objetivo y bajo el régimen en el que te encuentras – si tienes mucho trabajo, no pongas tres o cuatro días en algo que puedas hacer en dos-.

Especifica si serán horas o días o meses lo que invertirás en la tarea correspondiente. Ayúdate de la tecnología para crear alarmas que te permitan saber cómo vas con tus tiempos. 

También es recomendable realizar un plan de trabajo, esto te ayuda a saber cuál es el siguiente paso en la lista para concretar tus objetivos y metas. Son muy eficientes y te ayudarán a delimitar tiempo. 

¡Ojo! Este punto no sólo aplica con la agenda laboral, tienes que hacerlo con cada pendiente de tu vida, es la única manera de que el tiempo alcance. 

Sé proactivo

Debes aprender a serlo en todos los aspectos de tu día. Si tienes actividades rutinarias que te quitan el tiempo hacerlas una por una, asegúrate de utilizar plantillas o generar programas que te puedan facilitar la tarea. Es bueno descubrir cómo la tecnología nos ahorra tareas automatizadas, ¡aprovéchalo! Puedes leer “Aplica el Principio de Pareto para ser más productivo”.

Libros para ser eficiente con tu tiempo

Qué hacer cuando hay mucho por hacer, Laura Stack

Se trata de hacer más con menos, la autora detalla un sistema de administración que te ayudará a encontrar los puntos débiles de tu agenda. Stack propone reducir hasta 90 minutos diarios administrando tu carga laboral, tus tareas cotidianas y aquello que realmente es importante. 

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Attack your day, Mark y Trapper Woods

Es un libro que te permitirá ser el dueño de tu tiempo. No sólo se trata de organizar tu día, sino de analizar qué es lo que vale la pena para invertirlo. Es una buena lectura para no permitir que tu día termine contigo. 

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Hacer valer cada segundo, Robert W. Bly

¿Sabes cuántos correos electrónicos recibe un empleado común? La respuesta es 178 mensajes diarios, ¿cómo atenderlos todos? Este libro es una guía para hacer que tu tiempo realmente valga la pena. Desde establecer cuánto vale tu tiempo, cómo modificar tus hábitos personales, hasta encargarte de la tecnología hasta las redes sociales. ¡Todo cuenta!

Adquiere el libro dando clic aquí. 

18 minutos, Beter Bregman

Es una gran recomendación para aquellos ejecutivos que tienen sus agendas llenas. Te ayudará a deshacerte de estos distractores que sólo impiden hacer lo que realmente vale la pena. El autor asegura que la mejor fórmula para luchar contra las constantes interrupciones es crear nuestras propias distracciones productivas. 

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¿Conoces otros libros o algunos tips que puedan ayudar a administrar tu tiempo? ¡Cuéntanos!

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