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Técnicas para mantener a tiempo tu mail

¿Entras en pánico cuando ves 300 mails en inbox? Los expertos nos ayudan a priorizar y a organizar nuestro mail para no perder tiempo ni eficiencia.

02-01-2014, 7:33:47 AM
Técnicas para mantener a tiempo tu mail
Tatiana Gutiérrez

Ha comenzado un nuevo año y con este los pendientes generados por el periodo vacacional. Seguramente, estarás llegando a la oficina, prendiendo la computadora, y lo primero que estarás haciendo, es revisar tu correo electrónico, aún no has leído su contenido cuando el estrés comienza: decenas de correos en la bandeja de entrada. Si bien es cierto que es una herramienta eficiente e indispensable, también es cierto que puede convertir en un gran dolor de cabeza. ¿Qué debemos hacer para mantenerlo a tiempo y sin tanto movimiento?

Al respecto, Renata Roa, experta en Imagen Personal y consultora sobre temas de desarrollo profesional, asegura que es posible mantener el mail en orden y a tiempo. “Es un gran problema para cualquier profesionista, el correo puede convertirse de una gran herramienta a un problema para comunicarnos. Ver llena tu bandeja de entrada puede orillarte a no checar bien tus mails o a dejarlos pasar de largo cuando pueden tener información valiosa. Sin embargo, tenerlo en orden sí se puede”. 

Priorizar, el mayor problema de tu inbox

Revisar tu correo todos los días es un gran distractor y uno de los principales devoradores de tiempo. Seguramente, como buen profesionista, haz catalogado tus correos en carpetas para mejor acceso y mayor oportunidad para priorizar, sin embargo, ¿cuánto tiempo te llevas catalogando todos tus correos? 

Para que esto no te suceda, lo primero que debes hacer es catalogar los mails con un verdadero sentido de urgencia e importancia, ¡pero ojo! No te empeñes en decir que todo es importante, verifica que así sea. 

Por ejemplo: comienza con separar el nombre de tus jefes, algunos de ellos podrán enviar cadenas o información innecesaria, verifica cuál de ellos te manda información importante y necesaria, así irás quitando nombres de la lista. En cuanto a las empresas, clientes, colaboradores y demás personas, haz lo mismo, la clave es priorizar. 

Técnicas para tener un inbox saludable

Aprende a usar tu mail

Es cierto que la mayoría de las compañías o servidores de correos te ofrecen muchas herramientas similares, sin embargo, cada una tiene sus secretos. Ante ello, te recomendamos aprender a utilizarlas, sí es importante que tomes unas dos horas de tu tiempo para investigar todo lo que te ofrece tu compañía de correo electrónico. Si te encuentras en una compañía comercial como Gmail, Yahoo, Aol, Outlook o alguna otra, puedes buscar tutoriales que te ayuden a utilizarlo o preguntarle a tu compañía proveedora ¿Cómo? Éstas tienen opción a preguntas frecuentes o herramientas de inicio que te permitirán hacerlo

En caso de que tengas alguna otra compañía proveedora, puedes ir con tu técnico a que te oriente o si no, puedes buscarlo en internet, seguro encontrarás información que te pueda ayudar. Sin embargo, no hay nada mejor como explorarlo por ti mismo, atrévete a hacerlo e investiga qué te ofrece. 

Usa tu móvil

Lo segundo que debes hacer es dar de alta tus cuentas de mail en tus aparatos móviles, esto te ayudará, no sólo a checarlos en cualquier momento, sino de tener mayor oportunidad para ordenarlo. Aquí es lo mismo que en el primer punto, existen compañías que cobran por este servicio, sin embargo, la mayoría lo tienen disponible y gratuito. Aprende a utilizar las herramientas que ofrecen y utilízalas. 

Usa carpetas

Si no lo haces, es importante que comiences a hacerlo. El uso de carpetas en tu mail está disponible para cualquier servidor de correo que utilices, éstas te facilitarán tu método para priorizar correos. En su libro “Upgrade Your Life”, Gina Trapani propone un sistema de tres carpetas indispensables: Archivo, Por Hacer, Para Seguir. Es sencillo, si un correo necesita que se atienda o que se realice algo para atenderlo, irá a la carpeta “Para Hacer”. Si un correo necesita es importante, pero necesitamos que otra persona lo atienda, irá en la carpeta “Para Seguir” y si no es de gran importancia, pero creemos que puede utilizarse como referencia en el futuro, irá en “Archivo”. ¿Qué pasa con todos los demás? Se borran. 

Deja los correos como leídos

¡Olvídate de marcarlo como “No Leído” para saber que es importante! Esto, definitivamente, no funciona. Si ya lo leíste y tuviste el tiempo para marcarlo como no leído, mejor envíalo a la carpeta de urgentes o prioridades o cualquier nombre que le hayas puesto a tu carpeta de documentos importantes. 

Si te interesa el tamaño de almacenaje, que no te importe, la mayoría de las compañías te ofrecen una gran cantidad de GB para hacerlo. Créelo, no podrás llenarlo. 

Filtros

Son una maravilla, los filtros permiten automatizar tareas para que nuestro tiempo se priorice. Por ejemplo: Puedes hacer que todos los correos de tu jefe se vayan a la carpeta de Urgente de manera inmediata en cuanto llegue, sin hacerlo manual o hacer que se vayan a la carpeta clientes o proveedores o a la carpeta personal o a cualquier otra. Si te preocupa cómo saber que tienes este correo, no te preocupes, inmediatamente te aparecerá, como en la bandeja de entrada, un número en negritas que te indicará que lo debes de atender, es como tener varias bandeja de entradas, pero clasificadas. 

Si ya no lo necesitas, elimina tu suscripción

De acuerdo con el portal arrobasystem.com, uno de los mejores consejos para eliminar aquellos mails que no necesitas y que sólo ocupan un espacio en tu bandeja de entrada, es eliminar la suscripción. Seguramente tendrás algunos. Te toma un poco de tiempo, pero es mejor a estrezarte en leerlos. Algunos tienen la leyenda en la parte inferior del mail “Si ya no deseas recibir nuestro news letter, da click aquí”, si no, ve a la página de inicio y verifica dónde puedes darte de baja. 

Busca orientación

Existen opciones en línea que nos ayudan a mantener ordenado nuestro correo, de acuerdo con el portal bitelia.com, el IFTT (If This Then That), es un servicio que funciona a base de recetas. Los usuarios suben consejos, tips o herramientas que te permiten tener tu mail a tiempo y ordenado. También es recomendable utilizar todas las herramientas que te ofrecen tus compañías proveedoras, por ejemplo: en el caso de Outlook, Sparrow o en el caso de Mac, Thunderbird

También es importante buscar las App’s que te permitan tener mejor uso de tus correos en tus dispositivos móviles. Una de ellas y muy utilizada es Mailbox, si bien es cierto que uno de sus contras es que sólo funciona con Gmail, una de las opciones nuevas que tiene es que puede sutilizar movimientos gestuales para archivar, borrar, marcarlos como urgentes o acomodarlos en las listas. 

Usa las etiquetas

Aunque tengas filtros y carpetas, es importante el uso de etiquetas, esto te ayudará a saber su importancia y urgencia. Es como las estrellas en Gmail, las banderas de colores en otras compañías u otro tipo de herramientas para clasificar tus correos electrónicos. Hablando de priorizar, si te sirve, Gmail ofrece una opción que se llama “Priority Inbox”, ésta te permite catalogar en el top, los mails que sean de importancia, luego los que catalogaste como menos urgentes y así, hasta llegar a los inservibles. 

Elimina

Si ya no los leíste y estás seguro que no van en alguna carpeta, elimínalos. No los revisarás después, eso no es cierto. Así que evita que te estorben y colócalos en la carpeta de eliminación, de nada te servirán tenerlos en tu bandeja de entrada y sólo te presionarán al ver que hay un número de pendientes. 

¿Tienes otros consejos? ¡Platícanos!

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