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5 claves para digitalizar tu empresa

Aunque pareciera moda, digitalizar la información y los procesos de una empresa exige cuestionarte para qué y cómo quieres hacerlo, y una experta te da 5 claves

19-11-2013, 7:12:13 AM
5 claves para digitalizar tu empresa
Oliverio Pérez Villegas

El uso de la tecnología en cada sector sigue cambiando la forma en que se han hecho las cosas a lo largo de la historia. Desde un control antivirus hasta la posibilidad de almacenar millones de terabytes en un solo dispositivo, las tecnologías de la información (TI) te permiten digitalizar prácticamente toda la información con la que dispone tu marca al grado de que el uso del papel también esté experimentando una transformación y hoy sea posible pensar en un mundo sin documentos impresos.

Hablar de una digitalización en la información no sólo es hablar de tecnología, sino de modernización y sustentabilidad, ya que más que una moda, los insights “greens” han demostrado ser prioridad en la estrategia de muchas marcas que ven en éstas una nueva oportunidad para posicionar sus productos al tiempo que también velan por las intereses del planeta.

La gestión electrónica de diversos procesos e, incluso, trámites es cada vez más común en diferentes sectores, gracias a la aparición de más servicios y herramientas online que proveen ahorros significativos sobre todo en tiempo y en dinero. Pero no sólo se trata de olvidarte de los archivos físicos o de crear un base de datos en Excel; así que para saber si tu empresa puede o debe digitalizarse, Adriana Servín, directora de Asuntos Corporativos de Lexmark México, nos explica cinco consideraciones que te pueden guiar en esta decisión.

1. ¿Para qué quieres digitalizar tu empresa?

El primer paso, según la experta, es entender qué tipo de documentos quieres digitalizar para establecer el objetivo final de los datos y hacer la mudanza digital. En el caso de esta empresa (que ya no sólo comercializa impresoras sino que gestiona y administra soluciones tecnológicas) y su más recientes gestiones en el sector público, la decisión era caminar hacia un gobierno sin papel.

Servín explica que si bien las soluciones del mercado para digitalizar los documentos de una empresa son personalizables según sus propias necesidades, es importante que en cada caso los responsables tengan claro el objetivo de esta decisión, ya que no es una moda, ni obedece necesariamente a tendencias: puede ser por seguridad, por ahorro o por eficiencia; sin embargo hasta que no tengas claro el “para qué” te será difícil adaptar y adoptar las tecnologías.

2. Conoce la estructura de tu información

¿Te acuerdas de los archivos muertos, de las viejas cajas con información de quién sabe cuándo? Y más para acá, seguro te sonará familiar aquella vieja carpeta en aquella vieja computadora con aquellos viejos datos sobre contrataciones, información personal, facturaciones y algún otro tipo de movimiento de años pasados. A todo ese tipo de datos se refiere la experta.

Tus datos pueden ser abiertos, estructurados, manuales, en fin, más allá de los términos específicos de la materia, es importante que tengas claro qué tipo de contenidos quieres digitalizar, en qué formato están y en qué formato los quieres, e, incluso si ya tienes digitalizada parte de tu información, podrías averiguar cómo hacerla más eficiente dentro de tus procesos.

3. Contempla qué tipo de información manejas

Digitalizar en estos tiempos quiere decir modernizarte; pero hay cierto tipo de información cuya mudanza ya no es necesaria, ya que existen documentos cuyas búsquedas no se harán; sin embargo, es necesario que sepas qué tipo de búsquedas se pueden hacer según tu tipo de información.

La información buscada dentro del documento, tipo de búsqueda y tipo de resultados. En el caso de Lexmark, por ejemplo, su presencia ya no sólo está en la digitalización, sino también en la administración y gestión documental. Y según su directiva, una vez que tengas claro qué tipo de información quieres digitalizar, sólo te hará falta adaptar la tecnología ideal para tu marca.

4. Periodicidad de tus datos 

Gracias a su experiencia, Lexmark comparte un caso de éxito en el que su alianza con el gobierno de Estados Unidos le ha permitido al país vecino un ahorro de 1,000 millones de dólares en las diferentes soluciones tecnológicas implementadas para digitalizar distintos archivos y datos de la nación.

Y cuando la experta se refiere a la periodicidad de los datos, se refiere también a la periodicidad de las búsquedas, ya que el proceso de digitalización no es el mismo según la frecuencia con la que usas la información que dirá adiós al papel para tomar la forma de cualquier pantalla.

5. Ciclo de vida del documento

Como parte de tus políticas de gestión ambiental, es importante considerar los ciclos de vida útil de tu información para efectos de que no sólo ya no imprimas documentos en papel sino hasta qué punto es innecesario intentar darle vida a algo que ya no la tiene.

Adriana Servín cuenta que Lexmark tiene una planta de producción en Ciudad Juárez y ésta es la primera que obtiene el certificado LEEDS, un estándar de referencia en edificación sustentable con el medio ambiente a nivel mundial. Y justo con su programa “Planeta Lexmark”, los ciclos de vida ya no sólo de la información, sino de cualquier dispositivo, se ponderan en el camino hacia la construcción de mecanismos de reciclaje.

¿Cómo fue tu mudanza al mundo digital? ¿Qué recomendarías para los que aún no se digitalizan?

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