Tres consejos para ahorrar tiempo con el e mail
Los mensajes que se van acumulando en tu cuenta de correo electrónico pueden afectar tu productividad o hacerte perder dinero. Te decimos cómo manejar tu bandeja de entrada.
¿Sabes cuántos correos electrónicos tienes en tu bandeja de entrada? Es muy probable que entre spam, recordatorios, anuncios y avisos de las redes sociales tengas más de los que quieras o puedas manejar en un momento determinado.
Este tipo de correo basura no sólo afecta la productividad, también resta dinero. Según un estudio del Internal Market Commission de la Unión Europea, este tipo de correos le cuesta a los internautas a nivel mundial cerca de 10 billones de euros al año.
Puedes utilizar ciertas herramientas para encriptar tus contactos, como el ASS Maker; filtros contra spam de código libre, como los de Linux; un email user agent o gestor de correo, como Mozilla Thunderbird; o las alertas automáticas para Gmail, Hotmail y Yahoo!.
Pero existen ciertos hábitos que pueden ayudarte a reducir el volumen de los mensajes que recibes a diario. El sitio Entrepreneur lista tres maneras para obtener el control de tu bandeja de entrada y aumentar tu productividad:
1. Usa tu carpeta de borradores: ve a tu bandeja de entrada y abre el correo electrónico más antiguo que encuentres, pero si tienes emails de días pasados, empieza manejando los de hoy. Cuando revises el mensaje pregúntate a ti mismo: ¿desechar, archivar, responder o reenviar? Y en caso que decidas tirarlo o guardarlo, hazlo en este momento, no lo postergues.
Puedes escribir una respuesta predeterminada para reenviar o responder y guardarla como borrador para ser utilizado en situaciones distintas. Asimismo, puedes guardar ahí aquellos correos que necesitas responder con cautela o dedicarles más tiempo de análisis.
Con este sistema de “triaje” eliminarás los emails basura, responderás o guardarás los importantes y vaciarás tu bandeja en un solo paso. Eso le restará tiempo a la gestión de tus correos y te ayudará a no olvidar los mensajes importantes o los destinatarios con los que debas entablar comunicación.
2. Dedica 15 minutos a tu carpeta de borradores: cuando se trata de la productividad, el enfoque es más importante que el tiempo. Pregúntate a ti mismo, ¿qué tan complicado se ha vuelto terminar con una idea antes de que un correo o mensaje instantáneo te interrumpa?. Puedes reducir esto si utilizas un temporizador o reloj de cocina y durante exactamente 15 minutos dedícate sólo a vaciar tu carpeta de borradores y a responder tus correos pendientes.
De esta manera, al limpiar la carpeta de pendientes, crecerá tu bandeja de entrada, pero ya no tendrás una lista de correos electrónicos que tenías que haber atendido hace tiempo y podrás darle gestión puntual a los mensajes que te vayan llegando.
3. Encuentra una manera de escalar tus mensajes de alta prioridad: habla con la gente con la que trabajas para establecer una notación en los Asuntos o Subjects en los correos que requieran una respuesta inmediata. En otras palabras, responde a esta pregunta: “Cuando alguien necesita algo de inmediato, ¿cómo podemos pedir que nos ayude?”
Por ejemplo, puedes decidir que un correo electrónico sea sólo para los temas que pueden esperar varias horas o incluso un día o dos para ser atendidos. De lo contrario, si una cuestión que requiera una respuesta más rápida puede ser comunicada por teléfono, texto, mensajes instantáneos o un mensaje vía redes sociales. Si después necesitas darle seguimiento a la cuestión, puedes utilizar el email.
Si logras establecer esta rutina con tus compañeros, mejorarás tu productividad, evitarás la congestión de las bandejas de entrada, de los servidores y aumentarás la eficiencia del uso de tu tiempo.
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