Guía de interrupciones en la oficina y cómo combatirlas
¿Sabías que un trabajador tiene más de 50 interrupciones durante su jornada laboral? Teléfono, juntas, tu jefe, redes y hasta tu mail, afectan tu productividad.
En promedio, un trabajador de oficina es interrumpido cada ocho minutos, lo que significa más de siete interrupciones en una hora y más de 50 interrupciones en toda la jornada laboral (ocho horas), según el portal universia.net. Entonces, ¿qué es lo que sucede con tu lugar de trabajo? ¿las oficinas están aptas para ser productivas o son sinónimo de improductividad? ¿Cómo podemos manejar nuestros tiempos?
De acuerdo con especialistas del ITAM, el tiempo promedio de concentración de un profesionista es de 20 minutos por hora, lo que indica que el trabajador es productivo menos del 50% de su jornada laboral. Estudios en España aseguran que no más del 5% de la nómina de tu empresa es productiva y una de las causas son las interrupciones.
Existen dos tipos de interrupciones. Las necesarias, que son aquellas que ocurren por necesidad, urgencia, toma de decisiones consultas, rendimiento y productividad tienen que hacerse.
Y las innecesarias: aquellas que se realizan por necesidades de distracción y que pueden ser evitadas – platicar con los amigos, fumar, desayunar en horas de oficina, la máquina dispensadora, el café, tu jefe y las juntas, entre otras-.
Sin embargo, todas ellas forman parte de nuestra rutina. Alberto Pena, experto en temas de Productividad y Gestión del tiempo, asegura que existen “6 ladrones del tiempo”:
1. Las interrupciones
Aquellas que son continuas y aquellas ocasionales. En esta lista puedes encontrar desde tomar un café hasta la junta del lunes por la mañana.
¿Cómo combatirla?
En su estudio, el experto recomienda un plan de interrupciones. Haz una lista de las 15 más comunes y califícalas del 1 al 10 según su importancia y frecuencia, esto te ayudará a saber cuáles son las más peligrosas y cuáles debes combatir. En esta lista suelen estar:
• Nuevas tareas
• Música en el ordenador
• Sueño
• Cansancio
• Hambre
• Salir a fumar
• Salir a caminar
• Platicar con el amigo
• Llamadas telefónicas.
• Teléfono celular
• Las llamadas de tu jefe
Evita ser una víctima, sabes cuáles son las interrupciones que puedes evitar y qué es lo que tienes que hacer y aquellas que no puedes hacer nada al respecto. Por ejemplo: Si el sueño te invade, sabes que debes generar una rutina más estructurada para poder dormir más tiempo, o en su defecto, tomar vitaminas por si esto del cansancio puede llegar a ser físico.
2. La improvisación
Por más planificado que seas siempre llagará a haber tareas improvisadas, sin embargo, ¡cuidado! Si la improvisación es parte de tu rutina, ésta es una gran ladrona de nuestro tiempo.
¿Cómo combatirla?
Contesta y resuelve las siguientes preguntas:
¿Qué es realmente lo que tengo qué hacer?
¿Qué hay detrás de la tarea que estoy a punto de iniciar?
¿Qué voy a conseguir completándola?
¿Qué es lo que pide de mi?
El siguiente paso es planificarlas, evita que sean un sorpresa para tu día a día, haz un mapa mental o estructura tu día, esto te ayudara a ser selectivo en las prioridades y a terminar todos tus pendientes.
3. Reuniones improductivas y jefes
Al respecto, Jason Fried, coautor de Getting Real, Rework y Remote, asegura que estas son las M&M de las interrupciones (managers and meetings). “Estas son las peores, peor que fumar, que tomar un café, que ir al baño o que salir a caminar, ¿cuántas veces no llega tu jefe a preguntarte cómo va todo? ¿cuántas veces asistimos a juntas aburridas e improductivas. Empresarios, esto es lo que hay que cambiar”, comentó durante su participación en TEDxMidwest.
Estas interrupciones se dan por los siguientes factores:
a) Material y contenidos no preparados
b) Objetivos mal definidos
c) Roles de los asistentes mal definidos
d) Duración excesiva
e) No se traducen en acciones
¿Cómo combatirlo?
Lo que deben de definir los líderes y jefes de las empresas es si son necesarias las juntas, cuánto tiempo deben de durar y marcar la dinámica para que éstas sean eficientes, cortas y productivas.
Asimismo, la retroalimentación con sus colaboradores debe realizarse de manera periódica y asertiva, hay que evitar distraer o asfixiar a nuestro equipo de trabajo, recuerda que no es necesario hablar con ellos diez veces para saber qué necesitan o si están bien los objetivos, cuida que tu retroalimentación sea espaciada y efectiva.
4. Internet
Sabemos que es una herramienta necesaria para hacer más eficiente cualquier trabajo, sin embargo, te has preguntado cuántas veces entramos a páginas o buscamos información innecesaria. Los expertos en consultoría aseguran que prohibir o limitar con candados en los ordenadores no es una buena opción, pues daña la motivación, el ambiente laboral y la productividad. Por lo tanto, el control de lo que vemos o no, es sólo nuestro.
¿Cómo combatirlo?
• Destina un tiempo para leer noticias, blogs y páginas de entretenimiento.
• Delimita un tiempo máximo para hacerlo.
• Evita notificaciones y avisos. Puedes iniciar y cerrar sesión de chats (innecesarios), redes sociales, correos personales y otros servicios.
5. Teléfono
El teléfono móvil es un gran aliado para mantenernos comunicados, sin embargo, también hay que saber priorizar las llamadas y saber controlarla (tiempo).
¿Cómo combatirlo?
• Prioriza llamadas importantes y aquellas que puedan esperar.
• Delimita tus tiempos de llamada, evita conversaciones largas.
• Sé directo y preciso.
• Aprende a no contestar si no es necesario.
• ¡Apaga tu celular! Existen momentos de la jornada laboral donde no debe de haber interrupciones. Evita contestar llamadas en la oficina o en el móvil.
• Utiliza el buzón de voz.
6. Mails y Redes Sociales
Esta herramienta nos mantiene comunicados en la empresa, pero ¿realmente la sabes utilizar? Existen reglas para el uso de correos electrónicos y redes sociales, estúdialas y verifica si el uso que le das eficiente o no.
¿Cómo combatirlo?
a) ¿Qué sucede cuando te llegan 200 mails al día? ¿Cómo evitar contestar? Existen alarmas de urgencia en los correos, si no las tienen, es porque pueden esperar, este es el primer punto que puedes atender.
b) Delimita tus tiempos para checarlo. Es necesario estar atento a las notificaciones de correo, sin embargo, también sabes que puedes destinar tiempos para hacerlos, tómate cinco minutos por hora, esto te ayudará a ser más eficiente en tus tareas y pendientes.
c) Cuando se trata de Redes Sociales, ya sea Twitter, Facebook, YouTube, LinkedIn u otros, debes ser muy inteligente si es que tu prioridad es se productivo. En este punto, las empresas y líderes deben poner atención en reglamentos internos, no que prohíban su uso, sino que inciten el uso responsable de éstas.
¿Cuáles son las interrupciones que afectan tu día? ¡Cuéntanos cómo las evitas!
Para saber más:
10 tips para ser más productivo
¿Cómo incentivar la eficiencia en la oficina?
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