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¿Dónde y a quién convocar para hacer una junta exitosa?

El lugar es fundamental para que una junta sea efectiva, evitar distractores y lugares donde no haya mucha ventilación te ayudará a que sea todo un éxito.

02-06-2013, 11:48:46 PM
¿Dónde y a quién convocar para hacer una junta exitosa?
Tatiana Gutiérrez

¿Te has preguntado si el lugar donde se desarrolla la reunión repercute en el resultado de una junta exitosa o no? La respuesta es sí. Es común que las empresas tengan dos o tres salas de junta y, en su mayoría, estas suelen ser las más descuidadas en cuanto arreglo y estética. De acuerdo con los expertos, una sala de juntas debe tomar en cuenta cuatro factores: buena ventilación, cero distractores, tecnología adecuada y, en algunos casos, temática. 

Ventilación

El cerebro necesita oxigenarse para funcionar de manera adecuada, si el lugar de trabajo no tiene la ventilación adecuada, el cerebro tampoco funcionará al 100%. Cuida que las salas de junta tengan ventanas grandes y buena luz, esto ayudará a ser más amena la reunión y mucho más efectiva. 

Cero distractores

Si no hay sala de juntas, evita realizar reuniones en lugares ocupados donde haya computadoras prendidas, gente platicando, teléfonos funcionando o a lado de lugares que estén cercanos a la cocina, el baño o a la sala de espera o en una sala con vidrios grandes. Cualquier ruido puede afectar la concentración de tus colaboradores y de los directivos. El mejor lugar sería en un lugar apartado de la empresa. 

Tecnología

Lo primero que hay que cuidar para que una junta sea efectiva es que tus colaboradores sepan utilizar sus dispositivos inteligentes, si los dispositivos son sinónimo de distracción evita que estén encendidos mientras se encuentran en la junta. Si no, la realización de un manual sería buena opción. 

Cuando se habla de tecnología en las salas de junta, hablamos de proyectores, pantallas y sonido adecuado, así, las juntas podrán ser más dinámicas y evitarás que haya uno que otro dormido. 

Temática

Si la ocasión lo amerita, deja a un lado la sala de juntas e invítalos a un café, un restaurante o a un lugar especial que haga que se sientan más cómodos. Encontrar nuevos lugares para reunirse puede ayudar a que se sientan más identificados con los proyectos. Por ejemplo, si el nuevo proyecto se realizará con una de las empresas distribuidoras de grano de café, la reunión puede ser en las instalaciones de la empresa o en una cafetería. De manera sicológica, el aroma a café y la dinámica puede ayudar a sentir mayor identificación. 

A quiénes invitar

No se trata de excluir a nadie, se trata de tener un equipo fuerte y adecuado para cada tarea. Si la junta es 100% operativa, no tiene caso que la gente de contabilidad y finanzas esté en la reunión, sólo entorpecería los procesos y la reunión no sería dinámica. 

Trata de que la gente adecuada llegue a la reunión. Asimismo, los expertos recomiendan que haya un moderador en las juntas, se necesita una persona que le de seguimiento a la junta de manera táctica. 

Otros factores pueden interferir para que una junta de trabajo sea exitosa, tener el tema en claro, dará a que estructurar la orden del día e incentivar la participación de tus colaboradores, también ayudará a que las ideas sean mejor transmitidas y se realice un feedback exitoso

¿Qué otros consejos brindarías para que las juntas sean efectivas? 

Para saber más: 

6 hábitos de liderazgo para las juntas de trabajo

Cómo tener una reunión de negocios exitosa

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