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Cuándo, dónde y el mejor horario para hacer una junta

Las juntas son inevitables en las organizaciones Pero, ¿sabes cómo hacerlas, a quién llevar y en qué horario realizarlas? Estanislao Bachrach te da las claves.

02-06-2013, 11:44:47 PM
Cuándo, dónde y el mejor horario para hacer una junta
Tatiana Gutiérrez

Los objetivos para realizar juntas de trabajo de manera periódica son varios: evaluar a los integrantes de tu equipo, definir metas de la empresa, analizar las decisiones o modificar técnicas. De acuerdo con estudios, cada área que conforma una empresa, debería realizar una junta de manera semanal y en casos extremos, quincenalmente. 

Sin embargo, en la mayoría de las empresas, las juntas suelen ser una pesadilla para los colaboradores y directivos. Malos horarios para su realización, lugares inadecuados para hacerlas, hasta personas innecesarias que asisten, pueden ser motivo para que una junta de trabajo se convierta en un martirio y obligación. 

De acuerdo con los expertos, existen tres factores que debes tomar en cuenta para que las juntas de trabajo se conviertan en todo un éxito: Quién asistirá, dónde se van a hacer y en qué horario. 

¿Cuándo realizarlas?

De acuerdo con Estanislao Bachrach, biólogo molecular y consultor en temas de innovación y liderazgo, la época en que las juntas eran impuestas, es cosa del pasado.

Las juntas pueden ser algo tedioso si se hacen en contra de la voluntad del equipo de trabajo. Para ello, saber cuándo es momento para realizarla es muy sencillo: pregunta. Realiza un sondeo con tu equipo de trabajo, ellos te podrán decir en qué hora y qué día es el mejor realizarlas”. 

Si bien no podrá existir un consenso en todo el equipo, tienes que buscar que se sientan parte de cada uno de los proyectos de la empresa. Asimismo, si ellos escogen el horario y el día, se sentirán más comprometidos con los objetivos empresariales y estarán obligados a ser más participativos e innovadores. 

Al respecto, Margarita Chico, directora del portal Trabajando.com.mx, recomienda que las juntas de trabajo se realicen en un día intermedio de la semana, ya sea martes o miércoles. Si se preguntan por qué, es sencillo, no es el inicio de la semana, donde nadie tiene ganas de hacerla, ni es el fin de la semana laboral, donde todos piensan en salir del trabajo. 

¿A qué hora deben realizarse?

Respecto al horario, es importante que tomes en cuenta lo siguiente: 

 De acuerdo con Margarita Chico, ninguna junta debe realizarse empezando el día, ya que todos están adormilados y las ideas no fluyen, de esta forma, el mejor horario sería después de las 11:00 am. 

No lo realices después de alguna comida, ni a las 10am, ni a las 4pm. Recuerda que una vez que se come, la sangre se concentra en el estómago, dejando desprotegido al cerebro. 

No la realices en horarios concentrados de trabajo. Dependiendo de cada empresa, existen horarios que pueden ser pesados para los colaboradores, verifica que la junta no interfiera con ellos. 

Por su parte, Bachrach asegura que el mejor horario para hacer las juntas podría ser un martes a las 2:00pm o por la tarde, como refiere un estudio de LifeHacker, mientras que los lunes en la mañana es lo menos recomendable. 

No obstante, si la finalidad de tu reunión es tomar una decisión importante u ofrecer algún entrenamiento o capacitación a tu personal, es mejor hacerlo por las mañanas debido a que las primeras horas laborales son las más productivas.

¿Dónde realizar una junta y a quién invitar? Sigue leyendo…

Para saber más: 

Reglas de etiqueta para el uso de dispositivos en las juntas

5 estructuras para promover el trabajo efectivo

Etiqueta básica para hacer negocios en el extranjero

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