¿Qué hace una agencia de Relaciones Públicas?
Este tipo de empresas se dedica a gestionar la comunicación de una compañía. Te decimos qué se necesita para trabajar con ellas.
Las líneas que dividen y diferencian a una agencia de
relaciones públicas de una de medios es tan delgada como aquella que separa el
amor del odio, por ello que resulte común confundir cuales son las labores que
realiza una y otra, incluso no es de extrañarse que en su propia dinámica tenga
que suplir funciones.
De inicio, una agencia de RRPP se caracteriza por brindarle
el soporte estratégico a las marcas para realizar una buena comunicación,
interna y/o externa, para establecer relaciones positivas y de proyección con
sus trabajadores, la comunidad donde se encuentra instalada e incluso con los
inversores, sin olvidar por supuesto al consumidor; además de respaldar sus
estrategias de marketing como la introducción de productos, reposicionamientos,
organizar eventos y conferencias de prensa, entre otras actividades.
Es decir, realizar una gestión profesional de la
comunicación para alcanzar los objetivos planteados, al aportar una mirada
externa a la empresa y soluciones sin prejuicios a las diversas necesidades
internas y externas de la organización.
Por otro lado, la agencia de medios se dedica a seleccionar
los sitios en donde las marcas se pueden comunicar mejor con sus consumidores,
tarea que hace tres o cuatro décadas parecía sencilla al no haber la diversidad
de medios y canales de comunicación que hoy predominan en el siglo XXI.
Y es precisamente la evolución de los medios y la llegada de
las nuevas tecnologías lo que ha obligado a estas dos áreas a enfrentar una
revolución en sus formas de trabajo y sus actividades, e incluso en los
atributos que debe tener para ganarse la cuenta de una gran marca.
Hoy, por ejemplo, no basta con tener conocidos en los medios
de comunicación para externar los valores de una empresa, se requieren mayores
aptitudes y esfuerzos para hacer contrapeso al empoderamiento del consumidor
gracias a las nuevas tecnologías y las redes sociales, que hoy le permiten con
un solo clic estar al tanto de que compañía no cumple con los compromisos
medioambientales, su situación en la bolsa bursátil, si trata bien o mal a sus
trabajadores y si es o no socialmente responsable, entre otros defectos o
virtudes.
Por ello, el perfil del publirrelacionista tradicional,
alguien simpático con muchos conocidos en los medios de comunicación, está
mudando hacia elementos que tengan la capacidad de administrar la forma cómo es
percibida la empresa por la comunidad y encaminarla hacia el objetivo en este
rubro.
Entre otras características, hoy las empresas buscan gente
que pueda manejar una crisis con todos los elementos: desde la sorpresa, el
hecho que la noticia negativa recorra el país de un día para otro y se
convierta en un tema de dominio público, se debe resolver con mucho orden y en
muy poco tiempo. Esto último es vital para todo tipo de organización, y más si
ésta es de renombre.
Ya que la selección y contratación de una agencia de
relaciones públicas es una tarea que no debes realizar a la ligera, te
compartimos algunas recomendaciones para ello:
* Determina tus necesidades.
No solo en cuestión de
relaciones públicas y comunicación de tu empresa, sino también la conveniencia
de un asesoramiento estratégico externo, si requieres una agencia o ejecutora o
ambas cosas, y si planeas distribuir el trabajo en diversas firmas o contarás
exclusivamente con una para que se encargue de tus diferentes requerimientos.
* Prepárate.
Conseguir una propuesta detallada también
depende de ti, pues entre más claro expreses a las agencias convocadas tus
objetivos y les aportes elementos (dossier de presentación, acciones de
relaciones públicas anteriores, presencia en Internet, etcétera) los proyectos
que te presenten serán más acercados a lo que estás buscando. Además, tienes
que decidir quién o quiénes serán los responsables de seleccionar a la agencia,
que bien pueden ser los directores de relaciones públicas, de comunicación, de
marketing, por mencionar algunos.
* Concursa y gana.
Una manera efectiva de atraer la mejor
oferta y obtener la mejor opción es convocar a diversas agencias a un concurso,
donde lo recomendable es invitar a aquéllas de las que se tengan referencias
previas. La invitación la puedes realizar a través de una llamada telefónica o
correo convencional o electrónico, y estar atento a las respuestas de las
firmas que deseen participar.
* Enlista tus opciones.
La clave de una buena selección
puede estar en tu libreta, pues si bien la invitación al concurso se realizó a
seis u ocho agencias, que comprenden tu long list, serán tres o cuatro las que
darán el salto a tu short list, que son a las que proporcionarás las bases del
concurso y esperarás sus propuestas.
* Observa, escucha y pregunta.
La presentación oral y el
documento estratégico son vitales a la hora de tomar una decisión, ya que estos
deben reflejarse el conocimiento, por parte de la agencia, el sector y de los productos
de la empresa, objetivos, estrategia, acciones, medición de resultados,
presupuesto y equipo que desarrollará el programa. No dudes en pregunte tus
inquietudes a las agencias, por ejemplo, cuántas horas le dedicarán al mes a tu
empresa.
* Evalúa y decide.
Una vez concluidas las presentaciones, la
persona o el equipo designado para la selección de la agencia deberá decidir si
la información presentada por los candidatos empata con los criterios
previamente establecidos como los objetivos planteados, capacidad y experiencia
del equipo, estrategia, creatividad, eficacia y estilo de dirección,
integración del equipo, resultados estimados y forma de medición, entre otros
puntos. Una vez que tenga su decisión, lo mejor es establecer las condiciones
de contrato con la agencia seleccionada, incluso antes de comunicar al resto el
resultado del concurso.
¿Conoces alguna agencia de RRPP? ¿Qué te parecen sus
servicios?
Para saber más:
.Rrpp online, el futuro de las marcas
.Éxito en las Relaciones Públicas
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