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Administra efectivamente tu tiempo en la oficina

Si sientes que necesitas un día con más de 24 horas para tu vida laboral y personal, estás administrando mal tu tiempo. Aprende a dominarlo y a respetarlo.

28-02-2013, 7:11:47 AM
Administra efectivamente tu tiempo en la oficina
Tatiana Gutiérrez

¿Alguna vez te has puesto a pensar cuánto tiempo nos la pasamos en la oficina, y de ese, cuánto es realmente productivo? De acuerdo con la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), los profesionistas mexicanos trabajan, en promedio, alrededor de 10 horas diarias, sin embargo, de esta larga jornada laboral, sólo seis son efectivas; lo que quiere decir que cuatro horas al día hacemos otras cosas, menos trabajar. ¿Qué podemos hacer para ser más eficientes con nuestros tiempos? ¿Hay herramientas que nos ayuden a administrarlo?  ¿Qué es lo que se necesita?

Para empezar, necesitamos saber qué es “administrar el tiempo” cuando estamos en la oficina. Para Jacobo de Silva, socio Director de Management Consulting de Accenture México, administrar el tiempo no es acomodarlo para concluir las tareas, implica también priorizar y abarcar para que sea un tiempo de calidad.

“Significa gestionar prioridades, desarrollar la capacidad y la visión de darle el peso correspondiente a cada asunto, discernir cuáles son temas urgentes, cuáles importantes y cuáles pueden esperar (…) Esto también incluye la conciliación de la vida personal con la profesional. Pocos se plantean objetivos claros en este sentido, es muy común escuchar quejas en relación a este tema, pero pocos toman acciones para resolverlo”.

Aunque todo profesionista sabe que la gestión de su tiempo es importante, la mayoría de estos no sabe cómo hacerlo, y lo que es peor, les parece imposible realizarlo. Para de Silva, el mejor consejo con el que un profesionista puede empezar, es: secciona tu día.

“Cualquier profesionista, directivo o alto ejecutivo puede administrar su tiempo si fija objetivos de entrada y salida para ser más eficientes. Si no lo haces y piensas que tienes todo el día, terminarás por ocuparlo y nunca trazar una frontera. Lo mismo sucede con fines de semana y vacaciones, es cuestión de planear y, sobre todo, respetar el tiempo definido”, asegura el experto. 

Si aún no te queda claro cómo puedes hacer para administrar tu tiempo, el experto nos brinda las claves de oro para tener una jornada laboral productiva

1. Gestiona la agenda de manera anticipada y no durante el día, de lo contrario terminarás gestionando el caos. 

2. Crea reglas que te permitan asignar prioridades y cúmplelas. 

3. Reserva tiempo para atender temas administrativos y de gestión personal

4. Usa efectivamente una agenda. Llega un momento en que ya no es posible manejar los tiempos con la cabeza, de esta forma, necesitas tener una herramienta que te permita gestionar tus tiempos, revísala siempre uno o dos días antes para que puedas planear tus tiempos. Aquí las apps para hacer más fácil la vida de un CEO.

5. Marca objetivos para balancear vida-trabajo. En este sentido es importante que estés consciente que no sólo se necesita pensarlo, también hay que planearlo para después poder realizarlo. 

6. Utiliza la tecnología. En la actualidad existen un sinfín de herramientas que nos permiten administrar cada minuto de nuestro día, desde las alarmas y agendas en los correos electrónicos hasta aplicaciones para smartphones y tablets que cuentan con sistemas avanzados que te permitirán administrarte y priorizar.

“Con las complejas agendas, que además, permanecen en cambio continuo, las tecnologías móviles son clave para poder hacerlo. Hoy en día, no existe un ejecutivo joven y emprendedor que no tenga alguna herramienta externa”, comenta de Silva. 

Otros puntos que debes tomar en cuenta para hacer una agenda efectiva y poder administrar tu tiempo, son el tiempo de traslado, el tráfico y los espacios muertos. Siempre regálate más tiempo de lo que puedas necesitar, por ejemplo: si piensas que una cita va a durar una hora, siempre márcala con 15 o 20 minutos demás, ya sea por los imprevistos que surjan dentro de la misma o por los tiempos de traslado a tu coche, esto te ayudará a ser más eficiente y a no vivir inmerso en las prisas, el estrés y el desgaste de tu tiempo.

¿Conoces otros métodos para hacer más productivo tu tiempo en la oficina? ¿Qué plicaciones recomiendas para ayudar en tu organización?

Para saber más: 

5 técnicas para encontrar tu equilibrio

Life Coaching, el equilibrio en tu hogar y trabajo

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