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Cómo tener una reunión de negocios exitosa

Una buena junta de trabajo no tiene que ser larga y masiva. Por el contrario, para ser efectiva, una reunión debe ser puntual, específica e informar los temas a tratar a las personas involucradas.

19-09-2011, 9:41:56 AM
Cómo tener una reunión de negocios exitosa
Altonivel

Para muchos las reuniones de negocios o de oficina pueden
llegar a ser una tarea tediosa, pero de la que no se puede escapar para que la
labor de un departamento o equipo de trabajo sea productiva y .eficiente.

La escritora Karen Dillon, de la revista Harvard Business Review,  encontró que las .reuniones son parte integral
de la vida de una oficina, más allá de su labor específica en los negocios,
sino también por su influencia en la interacción con los compañeros de trabajo.

Sin embargo, ¿cómo lograr que una reunión de trabajo llegue
a sus metas y sea .productiva?

Dillon señala que muchas veces las  reuniones son “cronófagas” (es decir
que “consumen mucho tiempo”) y por el contrario, éstas deberían ser lo más cortas
posible y llevarse a cabo con un alto grado de eficacia.

La página web experta Kiskea.net destaca los siguientes
puntos como la columna vertebral de una buena reunión de negocios.

Antes de la reunión

  • Debes delimitar el propósito de la junta para evitar
    reuniones sin sentido: responde ¿Cuál es el objetivo de la reunión?, ¿Una
    teleconferencia o correo electrónico general sería suficiente?, ¿Podría ser
    sustituida por una reunión virtual (Internet)?
  • Número y capacidad de los participantes: Es conveniente
    reducir el número de los participantes para evitar reducir la eficiencia de la
    reunión. No es recomendable tener juntas masivas cuando tres o menos personas
    pueden manejar un tema.
  • Duración: idealmente, una reunión no debería durar más de 2
    horas.
  • Agenda: la agenda delimita la programación del trabajo en
    temas correctamente formulados.
  • Fecha y reserva de la sala: la fecha de la reunión deberá
    establecerse con 15 días de anticipación, como mínimo, para que puedan enviarse
    los avisos a los participantes en un plazo razonable y para pulir detalles como
    conexión de internet, aperitivos, baños, etcétera.

Durante la reunión

  • Discusiones en mesa redonda: este tipo de conversaciones
    permiten poner en común los temas a tratar y saber cómo perciben un tema los
    demás asistentes.
  • Elección de un secretario: esta persona será la encargada de
    formar un borrador de las minutas de la junta.
  • Resumen de los temas ya tratados: en caso de que se realicen varias
    reuniones, las decisiones tomadas en reuniones anteriores podrán ser repasadas
    para refrescar la memoria de los participantes.
  • Informe de decisiones: este documento es creado en forma
    colectiva por todos los participantes a través de sus aportaciones y de las
    ideas surgidas de la reunión.
  • Fecha de la siguiente reunión: sería importante aprovechar
    la presencia de los participantes para acordar una fecha para la siguiente
    reunión que resulte conveniente para todos.

Después de la reunión

  • Minuta: es importante establecer en papel los resultados de
    la junta mientras se tenga fresca la reunión. Esta debe incluir el tema de la
    reunión, fecha de la junta, participantes (y personas ausentes con aviso), orden
    del día, resumen de cada tema del orden del día, informe de las decisiones.
  • Distribución de las notas: es indispensable que todas las
    personas interesadas en los temas tocados en la junta, hayan asistido o no,
    reciban una copia física y otra digital de las minutas de la reunión para que conozcan
    cuáles son los avances a los que se llegaron qué queda pendiente y cuándo será
    la próxima cita. 

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