10 respuestas sobre la nueva facturación electrónica del SAT

En recientes sesiones educativas, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) ha estado enfatizando la necesidad de hacer cambios a la facturación electrónica y han pasado muchos años desde que el país implementó un cambio tan importante en el esquema XML.

1. ¿Qué cambios va a traer y cómo se verán afectados los negocios?

En los últimos meses, el SAT ha estado detallando los cambios necesarios que deben hacerse al XML. Estamos a la espera de más anuncios relacionados con los avances de las facturas extranjeras, nómina y los pagos parciales.

Estos nuevos requerimientos gubernamentales, como hemos visto más recientemente en Brasil y Colombia, obligarán a las empresas añadir nuevas personalizaciones en sus sistemas ERP (Enterprise Resource Planning, que permite la planificación de recursos mediante los denominados sistemas de información gerenciales) y de contabilidad.

2. ¿Cuáles son los desafíos para las empresas?

El gobierno tiene la capacidad de realizar más auditorías electrónicas en un plazo de tiempo más corto. A medida que el SAT en México se prepara para este nuevo proceso de auditorías, las empresas deben estar evaluando su estrategia de cumplimiento fiscal para asegurarse de que no estén en riesgo de desencadenar estas auditorías electrónicas y que tengan los reportes contables apropiados si se lleva a cabo una auditoria.

3. ¿Cómo se aseguran las empresas de estar actúando de manera correcta?

Con este cambio de implementar auditorias automáticas en el 2016, las empresas deben asegurarse primero que todo esté operando dentro de su sistema ERP existente para eliminar el riesgo de discrepancias.  Después, tienen que actualizar y automatizar sus procesos y procedimientos financieros y logísticos para eliminar el riesgo de errores, como, por ejemplo, las entradas de cuentas por pagar manuales que son propensas a tener errores.

4. ¿Cuáles son las sanciones si no se cumple?

En un análisis que hicimos de nuestros clientes, encontramos discrepancias de hasta un 10% en las facturas XML que no coinciden con los PDF,  desencadenando una auditoría que terminó con multas de hasta 4,000 dólares por factura. Por esta razón, el cambio a automatizar las cuentas por pagar es un paso muy importante para evitar auditorias electrónicas.

5. ¿Cómo se comparan las regulaciones gubernamentales fiscales en México contra el resto de la región?

México es uno de los países más sofisticados del mundo con sus regulaciones gubernamentales fiscales en cinco áreas clave: cuentas por cobrar, cuentas por pagar, contabilidad electrónica, logística y recursos humanos. El éxito de México ha influido a otros países a seguir un modelo de legislación similar, siendo Colombia uno de los países más recientes que impulsó el piloto de la masificación de la factura electrónica.

6. ¿Qué otras medidas está adoptando el gobierno a corto plazo?

Ahora, México está tratando de aumentar aún más la visibilidad cuando las empresas compran productos de sus proveedores fuera de México o venden los productos fuera del país, lo que aumenta el riesgo de fraude o transacciones no declaradas. Junto con Argentina y Brasil, México está intentando añadir más visibilidad en toda la cadena de suministro –incluso las partes fuera de sus jurisdicciones primarias– para aumentar la recaudación de los impuestos.

7. ¿Habrá visibilidad transfronteriza?

Tradicionalmente cada país que implementa la factura electrónica tiene sus propios procesos y requerimientos. Ahora, en colaboración con el Centro Interamericano de Administraciones Tributarias (CIAT), Argentina, Brasil y México están en conversaciones para unificar ciertas partes de sus procesos y poder simplificar la visibilidad transfronteriza.

8. ¿Obtienen las empresas algún beneficio?

Sí. Al obtener un alto grado de automatización, disminuyendo los errores y aumentando la productividad y la eficiencia, se crea un ambiente ideal para hacer más eficiente las cadenas de suministro.

9. ¿Cómo se hace más eficiente la cadena de suministro?

Utilizando el financiamiento de la cadena de suministro. De esta manera, las empresas pueden reducir el costo de procesamiento de pagos, mientras que les proporciona mayor acceso de liquidez a los proveedores, disminuyendo la aprobación de pago de semanas a horas. Los proveedores tienen la capacidad de convertir las facturas en dinero efectivo inmediatamente, y pueden acelerar el proceso de pago basado en sus necesidades específicas de flujo de caja, condiciones de pago y los ciclos de facturación. Al mejorar el flujo de caja se obtiene mayor estabilidad y oportunidades para la eficacia de la cadena de suministro.

10. ¿Son estos cambios una oportunidad o un desafío?

Las empresas pueden aprovechar este cambio y hacer que sus operaciones comerciales sean mucho más eficientes. Las empresas que ven el cumplimiento fiscal solamente como un desafío están perdiendo la oportunidad de mejorar la gestión de la cadena de suministro y liquidez.

Las empresas que operan en México se están dando cuenta de los  beneficios en este tipo de normalización no sólo porque reduce el riesgo de las multas, sanciones y de las auditorías, sino que también impulsa la innovación.

El autor es Presidente y Director Ejecutivo de Invoiceware International, empresa que se enfoca en ayudar a las corporaciones multinacionales a navegar el complejo cumplimiento obligatorio fiscal de las regulaciones gubernamentales en Latinoamérica. Entre sus clientes se encuentran Philips, Pfizer, Kellog, DuPont, Siemens, Mitsubishi, Eli Lilly, Continental Tire, Goodrich, Sun Chemical.

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